Gestione delle segnalazioni-Whistleblowing

COMUNICAZIONE AI SENSI DELL’ART. 5 D.LGS. N. 24/2023

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 è stato emanato il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (di seguito, “Normativa Whistleblowing”).

Nel rispetto della Normativa Whistleblowing, Fondazione FS Italiane (di seguito, “Fondazione”) ha attivato specifici canali di segnalazione interna e adottato una Procedura per la gestione delle segnalazioni (di seguito “Procedura Whistleblowing”).

Si rappresentano a seguire le informazioni necessarie per potere effettuare le Segnalazioni nel rispetto della Normativa Whistleblowing e di quanto previsto dalla Procedura Whistleblowing in merito a queste ultime e, conseguentemente, per poter beneficiare delle relative forme di tutela.

CHI PUÒ SEGNALARE?

Le Segnalazioni Whistleblowing (esclusivamente con identità) possono essere effettuate da chi rientra in una delle seguenti categorie di soggetti:

• i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso Fondazione;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso Fondazione; i Soci Fondatori e le persone di Fondazione con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le Segnalazioni possono essere effettuate anche:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Le Segnalazioni anonime, sebbene non costituiscano “segnalazioni” ai sensi della Normativa Whistleblowing, saranno gestite purché contengano elementi di fatto sufficienti e circostanziati per la verifica di quanto oggetto della Segnalazione.

Pertanto, se i suddetti soggetti effettuano una Segnalazione senza fornire la propria identità, la stessa sarà trattata, in ogni caso, come Segnalazione Ordinaria. 

Qualora il Segnalante anonimo sia successivamente identificato e ricorrano le condizioni di legge, anche nei suoi confronti varranno le misure di protezione contro le ritorsioni eventualmente subite.

Sono inoltre gestite come Segnalazioni Ordinarie le violazioni del Codice Etico, anche se con identità.

Fondazione auspica che nelle Segnalazioni, per rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed effettive le conseguenti misure, sia esplicitata l'identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente.

COSA SI PUÒ SEGNALARE?

In conformità alla Normativa Whistleblowing, possono essere segnalati comportamenti atti od omissioni che ledono l’integrità di Fondazione o l’interesse pubblico di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di Fondazione FS Italiane ex D.Lgs. n. 231/2001 (di seguito, “Modello 231”) e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o della Policy Anti-Corruption del Gruppo FS e/o delle normative interne aziendali rilevanti per il predetto sistema;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione, nei settori indicati dall’Allegato 1 del D.Lgs. n. 24/2023;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori sopra indicati.

Le Segnalazioni relative a violazioni del Codie Etico del Gruppo FS sono gestite come Segnalazioni Ordinarie.

Le Segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

Non rientrano nell’ambito di applicazione della Normativa Whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della Persona Segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

CONDIZIONI PER EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE

La Persona Segnalante beneficia delle tutele previste dalla Normativa Whistleblowing quando ricorrono le seguenti condizioni:

• al momento della Segnalazione, ha fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell’ambito di ciò che può essere segnalato;
• ha effettuato la Segnalazione nel rispetto delle modalità prescritte.

Le predette condizioni valgono anche nel caso di divulgazione pubblica o denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

CHI È IL GESTORE DEI CANALI INTERNI DI SEGNALAZIONE?

Il Gestore delle segnalazioni che pervengono attraverso i canali interni di Fondazione, deputato alla ricezione, all’analisi e alla gestione dell’istruttoria sui fatti segnalati e, quindi, ad eseguire gli opportuni accertamenti, è l’Organismo di Vigilanza di Fondazione.

QUALI SONO I CANALI DI SEGNALAZIONE CHE SI POSSONO UTILIZZARE?

CANALI INTERNI DI FONDAZIONE

La Fondazione, per la Segnalazione delle violazioni e degli illeciti come sopra meglio specificati, ha messo a disposizione i seguenti canali interni di segnalazione:

• piattaforma informatica: sistema informatico dedicato e accessibile dal sito internet di Fondazione (tramite il seguente LINK) e dalla intranet aziendale. Il Segnalante, una volta effettuato l’accesso, deve procedere con la compilazione dei campi ivi riportati e seguire le modalità specificate all’interno dell’applicativo per l’inoltro della Segnalazione;
• linea telefonica con sistema automatico di risposta (Interactive Voice Response): accessibile al numero di telefono dedicato per Fondazione FS Italiane +39 0682950721, riservata alle Segnalazioni Whistleblowing che prevede: i) la registrazione della chiamata dietro consenso espresso del Segnalante; ii) la contraffazione della voce registrata del Segnalante al fine di renderla non riconoscibile; iii) l’inserimento della Segnalazione all’interno della piattaforma informatica per la gestione delle Segnalazioni;
• verbalmente: mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposito incontro diretto con il Gestore  dal medesimo richiesto.

La piattaforma informatica costituisce lo strumento preferenziale per l'invio e la gestione delle Segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell'identità del Segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.

Tramite la piattaforma è possibile:

• inviare una Segnalazione;
• aggiornare una Segnalazione già inviata anche allegando documentazione di supporto;
• consultare lo stato di una Segnalazione inviata;
• fornire e ricevere comunicazioni riservate tramite chat asincrona con il Gestore della Segnalazione.

La piattaforma consente di:

• separare i dati identificativi del Segnalante dal contenuto della Segnalazione, prevedendo l'adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la Segnalazione possa essere processata in modalità anonima;

• mantenere riservato il contenuto della Segnalazione durante l'intera fase di gestione della stessa, consentendo l'accesso ai soli soggetti autorizzati;

• adottare protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l'utilizzo di strumenti di crittografia per il contenuto della Segnalazione e dell'eventuale documentazione allegata;

• interagire con il Segnalante.

CANALE ESTERNO DELL’ANAC E DIVULGAZIONE PUBBLICA

Il D.Lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare Segnalazioni esterne, diverse dai canali interni di Fondazione, all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma.

La possibilità di effettuare Segnalazioni Esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:

• ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;
• nei casi in cui il Segnalante abbia già effettuato una Segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
• nei casi in cui il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
• nei casi in cui il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

MODALITÀ DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Le Segnalazioni sono indirizzate all'Organismo di Vigilanza di Fondazione quale Gestore.

Il Gestore della Segnalazione Whistleblowing pervenuta attraverso i canali interni è tenuto a:

• dare avviso alla Persona Segnalante del ricevimento della Segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data del suo ricevimento;
• mantenere le interlocuzioni con la Persona Segnalante potendo richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
• dare diligente seguito alle Segnalazioni ricevute e, quindi, svolgere l’istruttoria necessaria, anche avvalendosi di personale interno o esterno all’organizzazione (sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza);
• dare riscontro alla Persona Segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento della Segnalazione (o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 (sette) giorni dal ricevimento) sul seguito che è stato dato o che si intendere dare alla Segnalazione (i.e. l’azione intrapresa per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate).

Con riferimento alle Segnalazioni inoltrate all’ANAC attraverso il canale esterno, le modalità di gestione delle stesse sono disponibili sulla pagina web dell’Autorità (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

[PDF FAQ: GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING ITA]

[PDF FAQ: GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING ENG]

Se sei un dipendente del Gruppo FS, consulta anche l’apposita procedura disponibile nella Intranet aziendale.

TUTELE DEL SEGNALANTE

La Normativa Whistleblowing prevede, a determinate condizioni, specifiche garanzie e tutele a favore del Segnalante, in alcuni casi estese anche ad altri soggetti espressamente individuati, nonché specifiche previsioni in tema di responsabilità dello stesso connesse alla Segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

DIVIETO DI RITORSIONE

Per perseguire le finalità di tutela contro le ritorsioni in attuazione di quanto previsto dal D.Lgs. n. 24/2023 (Segnalazioni Whistleblowing) e dal Codice Etico (Segnalazioni Ordinarie), Fondazione, oltre a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante, vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di ritorsione, attuata tramite provvedimenti e comportamenti discriminatori o intimidatori adottati o minacciati nei confronti del Segnalante in conseguenza della Segnalazione, inclusi quelli in forma omissiva o tentata.

Le ulteriori misure specifiche a tutela del Segnalante di cui al D.Lgs. n. 24/2023 (Normativa Whistleblowing) non si applicano alle Segnalazioni Ordinarie, in quanto le stesse non rientrano nella sfera di elezione del predetto Decreto.

In particolare, ai sensi della Normativa Whistleblowing, sono nulli il licenziamento, il mutamento di mansioni, l’adozione di misure disciplinari nonché qualsiasi altro comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere dalla Fondazione in ragione della Segnalazione, della denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica, che provoca o può provocare un danno ingiusto alla persona.

Il Segnalante può comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritenga di avere subìto.

Le misure di protezione del Segnalante (o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica) contro le ritorsioni, previste dalla Normativa Whistleblowing, si applicano anche:

• al facilitatore;
• alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante e che sono legate allo stesso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, ai colleghi del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché agli enti che operano nel suo medesimo contesto lavorativo.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle Segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della Segnalazione e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Le garanzie e le tutele sono assicurate al Segnalante anche nel caso in cui la Segnalazione, Ordinaria o Whistleblowing, non si sia poi rivelata fondata, salvo il caso di Segnalazione effettuata con dolo o colpa grave.

 

TUTELA DELLA PERSONA COINVOLTA

La Persona Coinvolta viene informata del contenuto della Segnalazione, valutatane la necessità adeguatamente motivata e tracciata, nei casi in cui venga disposta:

• la sua audizione;
• un’attività che richieda la sua partecipazione o il suo contributo;

ad eccezione del riferimento all'identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

Quando la Persona Coinvolta è informata del contenuto della Segnalazione, la stessa è altresì informata dell’esito dell’istruttoria.

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il trattamento di dati personali relativi alla gestione delle Segnalazioni è effettuato dalla Fondazione in qualità di Titolare del trattamento, nel rispetto delle norme, europee e nazionali, in materia di protezione di dati personali (Regolamento UE 2016/679, D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i. e D.Lgs. n. 24/2023), adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Si specifica che i diritti dell’interessato di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non possono essere esercitati con richiesta al Titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’art. 77 del GDPR, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del soggetto che segnala violazioni di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 (art. 2 undecies lettera f del D.Lgs. n. 196/2003). L’esercizio dei medesimi diritti può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato. In tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la protezione dei dati personali con le modalità di cui all’articolo 160 del D.Lgs. n. 196/2003.

[PDF INFORMATIVA WHISTLEBLOWING-ITA]
[PDF INFORMATIVA WHISTLEBLOWING-EN]