Modello di Organizzazione Gestione e Controllo Ex Dlg 231/01

INDIETRO

Modello di Organizzazione Gestione e Controllo Ex Dlg 231/01

PARTE GENERALE

ADOZIONE E REVISIONE

DATA

APPROVATO

NOTE

 

 

Prima adozione

 

 

 


INDICE

1.      IL DECRETO LEGISLATIVO 8 GIUGNO 2001, N. 231 La Responsabilità Amministrativa delle Persone Giuridiche

Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, in attuazione della Legge Delega 29 settembre 2000, n. 300, ha introdotto in Italia la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica” (di seguito, per brevità, anche “D.Lgs. 231/01” o il “Decreto”), che si inserisce in un ampio processo legislativo di lotta alla corruzione ed adegua la normativa italiana in materia di responsabilità delle persone giuridiche ad alcune Convenzioni Internazionali precedentemente sottoscritte dall’Italia.

Il D.Lgs. 231/01 stabilisce, pertanto, un regime di responsabilità amministrativa (equiparabile sostanzialmente alla responsabilità penale), a carico delle persone giuridiche (di seguito, per brevità, il/gli “Ente/Enti”), che va ad aggiungersi alla responsabilità della persona fisica (meglio individuata di seguito) autrice materiale del reato e che mira a coinvolgere, nella punizione dello stesso, gli Enti nel cui interesse o vantaggio tale reato è stato compiuto. Tale responsabilità amministrativa sussiste unicamente per i reati tassativamente elencati nel medesimo Decreto.

I soggetti considerati dal D.Lgs. n. 231 del 2001

I soggetti che, commettendo un reato nell’interesse o a vantaggio dell’Ente, ne possono determinare la responsabilità, sono di seguito elencati:

- persone fisiche che rivestono posizioni di vertice (rappresentanza, amministrazione o direzione dell’Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale o persone che esercitano, di fatto, la gestione ed il controllo dell’Ente: di seguito, per brevità, i “Soggetti Apicali”);

- persone fisiche sottoposte alla direzione o vigilanza da parte di uno dei Soggetti Apicali (di seguito, per brevità, i “Soggetti Sottoposti”).

A questo proposito, giova rilevare che non è necessario che i Soggetti Sottoposti abbiano con l’Ente un rapporto di lavoro subordinato, dovendosi ricomprendere in tale nozione anche “quei prestatori di lavoro che, pur non essendo “dipendenti” dell’ente, abbiano con esso un rapporto tale da far ritenere sussistere un obbligo di vigilanza da parte dei vertici dell’ente medesimo: si pensi, ad esempio, agli agenti, ai partners in operazioni di joint-ventures, ai c.d. parasubordinati in genere, ai distributori, fornitori, consulenti, collaboratori”.

Infatti, secondo l’indirizzo dottrinale prevalente, assumono rilevanza ai fini della responsabilità amministrativa dell’Ente quelle situazioni in cui un incarico particolare sia affidato a collaboratori esterni, tenuti ad eseguirlo sotto la direzione o il controllo di Soggetti Apicali.

L’Ente non risponde (articolo 5, comma 2, del Decreto) se i predetti soggetti hanno agito nell’interesse esclusivo proprio o di terzi. In ogni caso, il loro comportamento deve essere riferibile a quel rapporto “organico” per il quale gli atti della persona fisica possono essere imputati all’Ente.

I Reati Presupposto

Il Decreto richiama le seguenti fattispecie di reato (di seguito, per brevità, i “Reati Presupposto”):

- reati contro la Pubblica Amministrazione di cui agli articoli 24 e 25 del D.Lgs. 231/01. L’articolo 25 è stato successivamente integrato e modificato dalla Legge 6 novembre del 2012, n. 190 e dalla Legge 27 maggio 2015, n. 69;

- delitti informatici e trattamento illecito dei dati, introdotti dall’articolo 7 della Legge 18 marzo 2008, n. 48, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 24-bis;

- delitti di criminalità organizzata, introdotti dall’articolo 2, comma 29, della Legge 15 luglio 2009, n. 94, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 24-ter, successivamente integrato dalla Legge 1 ottobre 2012, n. 172 e modificato dalla Legge 27 maggio 2015, n. 69 e da ultimo dalla Legge 11 dicembre 2016, n. 236;

 

- delitti in materia di falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori in bollo e in strumenti o segni di riconoscimento, introdotti dall’articolo 6 della Legge 23 novembre 2001, n. 406, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-bis, successivamente integrato dall’articolo 15, comma 7, lett. a), della Legge 23 luglio 2009, n. 99;

- delitti contro l’industria e il commercio, introdotti dall’articolo 15, comma 7, lett. b), della Legge 23 luglio 2009, n. 99, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-bis.1;

- reati societari, introdotti dal Decreto Legislativo 11 aprile 2002, n. 61, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-ter, successivamente integrato dalla Legge 6 novembre del 2012, n. 190 (c.d. legge anticorruzione) che ha introdotto nel novero dei reati presupposto anche quello di corruzione tra privati ai sensi dell’articolo 2635, comma 3, Codice Civile, Legge 27 maggio 2015, n. 69, articolo modificato dal D.lgs. 38 del 2017;

delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico, introdotti dalla Legge 14 gennaio 2003, n. 7, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-quater;

- pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili, introdotti dalla Legge 9 gennaio 2006, n. 7, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’art. 25-quater.1, successivamente integrato dalla Legge 1 ottobre 2012, n. 172;

- delitti contro la personalità individuale, introdotti dalla Legge 11 agosto 2003, n. 228, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-quinquies, integrato dalla Legge 1 ottobre 2012, n. 172 e in ultimo dalla Legge L. 29 ottobre 2016, n. 199;

- reati di abuso di mercato, previsti dalla Legge 18 aprile 2005, n. 62, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-sexies e, all’interno del TUF, l’articolo 187-quinquies Responsabilità dell’ente”;

- reati di omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime, commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro, introdotti dalla Legge 3 agosto 2007, n. 123, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-septies;

- reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio introdotti dal Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-octies, successivamente integrato dalla Legge 15 dicembre 2014, n. 186;

- delitti in materia di violazione del diritto d’autore, introdotti dall’articolo 15, comma 7, lett. c), della Legge 23 luglio 2009, n. 99, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-novies;

 

- delitto di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria, introdotto dall’art. 4 della Legge 3 agosto 2009, n. 116, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-decies;

- reati ambientali, introdotti dal D.Lgs. 7 luglio 2011, n. 121, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-undecies, successivamente modificato dalla Legge 22 maggio 2015, n. 68;

- reati transnazionali, introdotti dalla Legge 16 marzo 2006, n. 146, “Legge di ratifica ed esecuzione della Convenzione e dei Protocolli delle Nazioni Unite contro il crimine organizzato transnazionale”;

- delitto di impiego di cittadini di Paesi terzi di cui il soggiorno è irregolare, introdotto dal Decreto Legislativo 16 luglio 2012, n. 109, recante l’“Attuazione della direttiva 2009/52/CE che introduce norme minime relative a sanzioni e a provvedimenti nei confronti di datori di lavoro che impiegano cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare”, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-duodecies, articolo modificato dalla Legge 17 ottobre 2017, n. 161;

- reati di razzismo e xenofobia, introdotti dalla Legge del 20 Novembre 2017, n°167, che ha inserito nel D.Lgs. 231/01 l’articolo 25-terdecies.

Le Sanzioni previste dal Decreto

Il D.Lgs. 231/01 prevede le seguenti tipologie di sanzioni applicabili agli Enti destinatari della normativa:

a) sanzioni amministrative pecuniarie;

b) sanzioni interdittive;

c) confisca del prezzo o del profitto del reato;

d) pubblicazione della sentenza.

 

a) La sanzione amministrativa pecuniaria, disciplinata dagli articoli 10 e seguenti del Decreto, costituisce la sanzione “di base” di necessaria applicazione, del cui pagamento risponde l’Ente con il suo patrimonio o con il fondo comune.

Il Legislatore ha adottato un criterio innovativo di commisurazione della sanzione, attribuendo al Giudice l’obbligo di procedere a due diverse e successive operazioni di apprezzamento. Ciò comporta un maggiore adeguamento della sanzione alla gravità del fatto ed alle condizioni economiche dell’Ente.

La prima valutazione richiede al Giudice di determinare il numero delle quote (in ogni caso non inferiore a cento, né superiore a mille) tenendo conto:

-       della gravità del fatto;

-       del grado di responsabilità dell’Ente;

-       dell’attività svolta per eliminare o attenuare le conseguenze del fatto e per prevenire la commissione di ulteriori illeciti.

Nel corso della seconda valutazione, il Giudice determina, entro i valori minimi e massimi predeterminati in relazione agli illeciti sanzionati, il valore di ciascuna quota, da un minimo di Euro 258,00 ad un massimo di Euro 1.549,00. D.Lgs. 231/01.

b) Le seguenti sanzioni interdittive si applicano solo in relazione ai reati per i quali sono espressamente previste:

-       interdizione dall’esercizio dell’attività aziendale;

-       sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito;

-       divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione, salvo che per ottenere le prestazioni di un pubblico servizio;

-       esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi e sussidi e/o la revoca di quelli eventualmente già concessi;

-       divieto di pubblicizzare beni o servizi.

Perché le sanzioni interdittive possano essere comminate, è necessaria la sussistenza di almeno una delle condizioni di cui all’articolo 13, D.Lgs. 231/01, ossia:

-       “l’ente ha tratto dal reato un profitto di rilevante entità ed il reato è stato commesso da soggetti in posizione apicale ovvero da soggetti sottoposti all’altrui direzione quando, in questo caso, la commissione del reato è stata determinata o agevolata da gravi carenze organizzative”; ovvero

-       “in caso di reiterazione degli illeciti”.

Inoltre, le sanzioni interdittive possono anche essere richieste dal Pubblico Ministero e applicate all’Ente dal Giudice in via cautelare, quando:

-       sono presenti gravi indizi per ritenere la sussistenza della responsabilità dell’Ente per un illecito amministrativo dipendente da reato;

-       emergono fondati e specifici elementi che facciano ritenere l’esistenza del concreto pericolo che vengano commessi illeciti della stessa tipologia di quello per cui si procede;

-       l’Ente ha tratto un profitto di rilevante entità.

In ogni caso, non si procede all’applicazione delle sanzioni interdittive quando il reato è stato commesso nel prevalente interesse dell’autore o di terzi e l’Ente ne ha ricavato un vantaggio minimo o nullo, ovvero il danno patrimoniale cagionato è di particolare tenuità.

Il Legislatore ha precisato che l’interdizione dell’attività ha natura residuale rispetto alle altre sanzioni interdittive.

c) Ai sensi dell’articolo 19, D.Lgs. 231/01, è sempre disposta, con la sentenza di condanna, la confisca - anche per equivalente

- del prezzo (denaro o altra utilità economica data o promessa per indurre o determinare un altro soggetto a commettere il reato) o del profitto (utilità economica immediata ricavata) del reato, salvo che per la parte che può essere restituita al danneggiato e fatti salvi i diritti acquisiti dai terzi in buona fede.

d) La pubblicazione della sentenza di condanna in uno o più giornali, per estratto o per intero, può essere disposta dal Giudice, unitamente all’affissione nel comune dove l’Ente ha la sede principale, quando è applicata una sanzione interdittiva.

Delitti tentati

Nelle ipotesi di commissione, nelle forme del tentativo, dei reati presupposto del Decreto, le sanzioni pecuniarie (in termini di importo) e le sanzioni interdittive (in termini di tempo) sono ridotte da un terzo alla metà, mentre è esclusa l’irrogazione di sanzioni nei casi in cui l’Ente impedisca volontariamente il compimento dell’azione o la realizzazione dell’evento (articolo 26 del Decreto).

Le Condotte Esimenti

Gli articoli 6 e 7 del D.Lgs. 231/01 prevedono forme specifiche di esonero dalla responsabilità amministrativa dell’Ente per i reati commessi nell’interesse o a vantaggio dello stesso sia da Soggetti Apicali, sia da Soggetti Sottoposti.

In particolare, nel caso di reati commessi da Soggetti Apicali, l’articolo 6 del Decreto prevede l’esonero qualora l’Ente stesso dimostri che:

a) l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, un modello di organizzazione e di gestione idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi (di seguito, per brevità, il “Modello”);

b) il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello è stato affidato ad un organismo dell’Ente (di seguito, per brevità, l’“Organismo di Vigilanza” o l’“OdV”), dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo;

c) le persone che hanno commesso il reato hanno agito eludendo fraudolentemente il Modello;

d) non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’Organismo di Vigilanza.

Per quanto concerne i Soggetti Sottoposti, l’articolo 7 del Decreto prevede l’esonero della responsabilità nel caso in cui l’Ente abbia adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del reato, un Modello idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi.

L’esonero della responsabilità dell’Ente non è tuttavia determinato dalla mera adozione del Modello, bensì dalla sua efficace attuazione da realizzarsi attraverso l’implementazione di tutti i protocolli ed i controlli necessari a limitare il rischio di commissione dei reati che l’Ente intende scongiurare.

In particolare, con riferimento alle caratteristiche del Modello, il Decreto prevede espressamente, all’articolo 6, comma 2, le seguenti fasi propedeutiche ad una corretta implementazione del Modello stesso:

a) individuazione delle attività nel cui ambito esiste la possibilità che siano commessi reati;

b) previsione di specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’Ente in relazione ai reati da prevenire;

c) individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di tali reati;

d) previsione di obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza;

e) introduzione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello.

2. LA FONDAZIONE FS ITALIANE

Fondazione FS Italiane (di seguito, per brevità, “Fondazione FS” o la “Fondazione”) è un ente costituito senza scopo di lucro con l’intento di preservare, valorizzare e conservare il patrimonio storico, tecnico e industriale del Gruppo Ferrovie dello Stato. L’attività operativa di Fondazione FS si esplica nella cura, valorizzazione e conservazione dei treni storici (in esercizio e non), musei ferroviari (Museo Nazionale Ferroviario di Pietrarsa e Museo di Trieste Campo Marzio), archivi di foto e filmati storici, biblioteche e collezioni di oggetti e cimeli ferroviari.

2.1 L’attività della Fondazione FS

La Fondazione FS, al fine del perseguimento dell’oggetto sociale:

a) svolge attività economiche e commerciali, garantendo l’equilibrio economico e finanziario;

b) richiede ed utilizza contributi, finanziamenti o altre erogazioni di ogni tipo e natura, sia privati che pubblici;

c) conclude accordi e convenzioni, contratti per prestazioni di servizio, conferisce incarichi consulenziali, acquisisce e cede diritti relativi ad opere dell’ingegno, beni e diritti di qualsiasi natura;

d) acquisisce partecipazioni in società ed altri organismi italiani od esteri, nonché collabora con e partecipa ad associazioni, consorzi od altre organizzazioni;

e) amministra e gestisce beni di cui sia proprietaria, locatrice o comodataria ovvero dei quali abbia ad altro titolo la disponibilità;

f) promuove e organizza manifestazioni, mostre, attività espositive e museali, convegni ed incontri, ed in generale eventi, curando la pubblicazione dei relativi atti e documenti;

g) svolge attività di formazione, corsi e seminari inerenti agli scopi istituzionali della Fondazione;

h) svolge attività di promozione, realizzazione e pubblicazione di studi, ricerche e materiali informativi e divulgativi, sotto forma di monografie, periodici, audiovisivi e simili, anche per il tramite di internet, osservati, per il caso di attività editoriale, i limiti e i requisiti imposti dalla legge;

i) promuove sondaggi e più in generale strumenti di misurazione dei risultati ottenuti grazie alla iniziative promosse dalla Fondazione;

j) svolge ogni altra attività idonea ovvero di supporto al perseguimento delle finalità istituzionali della Fondazione.

2.2  La storia e le caratteristiche della Fondazione FS

Fondazione FS, con sede in Piazza della Croce Rossa 1, Roma, 00161, Italia, è stata fondata nel 2013 dalle seguenti società del Gruppo Ferrovie dello Stato: Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A., Trenitalia S.p.A. e Rete Ferroviaria Italiana S.p.A.

La Fondazione, alla luce del forte legame esistente tra la storia del trasporto ferroviario italiano ed il Paese, è costituita per preservare, valorizzare e consegnare integro, a vantaggio anche delle generazioni future, un patrimonio di storia e di tecnica, simbolo del progresso e strumento di rafforzamento dell'unità degli Italiani.

Con la nascita della Fondazione FS Italiane il patrimonio storico delle nostre ferrovie, custodito fino ad oggi dalle diverse società del Gruppo, ha trovato finalmente un nuovo assetto, più organico e funzionale. Dal punto di vista degli archivi, vi confluiscono tre grandi bacini documentali: il patrimonio bibliotecario, quello archivistico e i materiali audiovisivi.

Il patrimonio bibliotecario si compone di oltre 50 mila volumi: monografie, collane e riviste, dall'epoca preunitaria ai giorni nostri, parzialmente consultabili attraverso un catalogo on-line.

Il patrimonio archivistico è formato a sua volta da due principali fonti, l'archivio storico "Servizio Lavori e Costruzioni" e l'archivio disegni dell'ex Servizio Materiale e Trazione. Il primo custodisce la documentazione relativa alla costruzione della rete, delle stazioni e dei servizi annessi: oltre 8.000 cartelle di documentazione, disegni e planimetrie, consultabili mediante un database informatizzato di oltre 100 mila record; il secondo conserva 260 mila disegni tecnici di locomotive e veicoli storici, oltre 500 mila di rotabili in esercizio e 10 mila immagini fotografiche, in larga parte costituite da lastre in vetro degli anni ‘20, ‘30 e ‘40 del Novecento.

Vi è infine il materiale conservato presso il Centro Audiovisivi: oltre 500 mila foto in bianco e nero ed a colori, con una vasta sezione di lastre in vetro realizzate dagli anni ‘20 agli anni ‘40 del Novecento, 3.500 cassette video, 3.000 pellicole cinematografiche realizzate a partire dall'immediato dopoguerra sino ai più recenti anni ‘70 ed un fondo recente di foto e filmati digitali in HD.

Completa il quadro il Museo Nazionale Ferroviario di Pietrarsa a Napoli Portici. Costruito nelle ex officine borboniche dell'Opificio Meccanico e Pirotecnico di Pietrarsa, il Museo proietta i visitatori in un ideale viaggio nel tempo tra i rotabili più famosi delle nostre ferrovie: dalla prima locomotiva, la Bayard, alle altre macchine a vapore costruite dalla nostra industria nazionale, dall'ex carrozza

 

reale a quella del trasporto detenuti, dalle littorine alle mitiche carrozze "Centoporte", immortalate in tanti film del grande cinema italiano. Un viaggio che si conclude tra i modellini dei treni antesignani dell'Alta Velocità, l'Arlecchino e il Settebello, il plastico "Trecentotreni", la più varia oggettistica ferroviaria e suggestivi arredi d'epoca.

I 350 rotabili storici operativi conferiti alla Fondazione costituiscono certamente la parte più dinamica e vitale del patrimonio: la testimonianza di una eccellenza tecnica che dal 1905 ad oggi non si è mai interrotta. Questi "gioielli di famiglia", perfettamente restaurati e funzionanti anche grazie al contributo prezioso della Associazioni di Ferroamatori, consentono al passeggero la riscoperta di paesaggi e di itinerari inconsueti attraverso la bella provincia italiana.

3.  IL MODELLO DI FONDAZIONE FS

Fondazione FS è particolarmente sensibile all’esigenza di diffondere e consolidare la cultura della trasparenza e dell’integrità, poiché – anche prescindendo dall'aspetto strettamente giuridico-sanzionatorio sin qui illustrato – tali valori costituiscono il fulcro della propria cultura.

A tal proposito, la Fondazione FS, considerato il valore culturale e storico delle attività svolte, in una logica di costante crescita e sviluppo della stessa, ha ritenuto opportuno definire un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01.

3.1 Le finalità del Modello

Il Modello predisposto da Fondazione FS si propone come finalità quelle di:

-  predisporre un sistema di prevenzione e controllo finalizzato alla riduzione del rischio di commissione dei reati, rilevanti ai fini del Decreto, connessi alla propria attività;

-  rendere tutti coloro che operano in nome e per conto di Fondazione FS, ed in particolare quelli impegnati nelle “aree di attività a rischio”, consapevoli di poter incorrere, in caso di violazione delle disposizioni in esso riportate, in un illecito passibile di sanzioni, sul piano penale ed amministrativo, non solo nei propri confronti, ma anche nei confronti della Fondazione;

-  informare tutti i terzi che operano con Fondazione FS che la violazione delle prescrizioni contenute nel Modello comporterà la risoluzione del rapporto contrattuale.

3.2 La costruzione del Modello

La Fondazione ha proceduto ad una ricognizione delle proprie attività e ad una analisi approfondita delle stesse, al fine di individuare le aree “a rischio” all’interno della Fondazione.

La costruzione del Modello si è articolata nelle fasi di seguito descritte:

- esame preliminare della documentazione di riferimento, al fine di identificare le fattispecie di reato rilevanti per la Fondazione ai sensi del Decreto;

- individuazione delle aree di attività e dei processi “a rischio”, delle attività “sensibili”, ovvero quelle al cui espletamento è connesso il rischio di commissione dei reati previsti dal Decreto, nonché delle funzioni coinvolte;

-  definizione, in via di ipotesi, delle principali possibili modalità esemplificative di commissione dei Reati Presupposto;

- svolgimento di interviste con i ruoli organizzativi chiave di Fondazione FS, finalizzate alla rilevazione ed individuazione del sistema di controllo dell’ente finalizzato a prevenire la commissione dei Reati Presupposto.

L’esito di tale attività è stata raccolta e formalizzata anche in una scheda descrittiva, che forma parte integrante del Modello, denominata “Mappa delle Aree a Rischio Reato” (Allegato 2 del Modello).

Sulla base di tali attività, si è provveduto all’individuazione di eventuali ambiti di miglioramento dei controlli (c.d. “gap analysis”) e alla conseguente definizione del piano di rafforzamento del sistema di controllo interno rilevante ai fini del Decreto.

Nella predisposizione del Modello sono, dunque, state prese in considerazione le specifiche caratteristiche operative e organizzative della Fondazione, nonché le diverse regole procedurali e comunicazioni organizzative.

In particolare, il Modello è stato elaborato in linea con:

a) le disposizioni di cui al D.Lgs. 231/01;

b) le Linee Guida elaborate da Confindustria e successivi aggiornamenti;

3.2.1 Il concetto di rischio accettabile

Nella predisposizione di un Modello, quale il presente, non può essere trascurato il concetto di rischio accettabile. È, infatti, imprescindibile stabilire, ai fini del rispetto delle previsioni introdotte dal D.Lgs. 231/01, una soglia che consenta di limitare la quantità e qualità degli strumenti di prevenzione che devono essere adottati al fine di impedire la commissione del reato. Con specifico riferimento al meccanismo sanzionatorio introdotto dal Decreto, la soglia di accettabilità è rappresentata dall’efficace implementazione di un adeguato sistema preventivo che sia tale da non poter essere aggirato se non intenzionalmente, ovvero, ai fini dell’esclusione di responsabilità amministrativa dell’Ente, le persone che hanno commesso il reato hanno agito eludendo fraudolentemente il Modello ed i controlli adottati dalla Fondazione.

3.2.2  La struttura del Modello ed i Reati Presupposto rilevanti ai fini della sua costruzione

Fondazione FS ha inteso predisporre un Modello che tenesse conto della propria peculiare realtà e struttura organizzativa, in coerenza con il proprio sistema di governo e in grado di valorizzare i controlli e gli organismi esistenti.

Il Modello, pertanto, rappresenta un insieme coerente di principi, regole e disposizioni che:

-  incidono sul funzionamento interno della Fondazione e sulle modalità con le quali la stessa si rapporta con l’esterno;

-  regolano la diligente gestione di un sistema di controllo delle Aree a Rischio Reato, finalizzato a prevenire la commissione, o la tentata commissione, dei reati richiamati dal Decreto.

Il Modello di Fondazione FS è costituito da una “Parte Generale”, dalle “Parti Speciali”, suddivise in relazione alle diverse categorie di illeciti amministrativi previsti dal D.Lgs. 231/01 ritenuti rilevanti in relazione all’attività della Fondazione, dall’ “Allegato 1”, in cui sono rubricate le fattispecie di reato previste dal D.Lgs. 231/01, la spiegazione delle stesse e le relative sanzioni applicabili alla Fondazione. Il Modello di Fondazione FS è costituito anche dall’ “Allegato 2 - Mappa delle Aree a Rischio Reato” nel quale vengono riepilogate le Aree a Rischio Reato, le attività sensibili, le famiglie di reato applicabili ex D.lgs. 231/2001, i principali reati presupposto, le principali possibili modalità esemplificative di commissione dei reati presupposto, le funzioni coinvolte e le procedure di riferimento.

Nella presente Parte Generale sono illustrate le componenti essenziali del Modello, con particolare riferimento all’Organismo di Vigilanza, alla formazione del personale e diffusione del Modello nel contesto dell’Ente ed extra-Ente, al sistema disciplinare e alle misure da adottare in caso di mancata osservanza delle prescrizioni dello stesso.

Le Parti Speciali sono state predisposte in relazione ad alcune “famiglie di reato” che, all’esito delle attività di risk assessment effettuate, sono state ritenute maggiormente rilevanti in ragione del settore di operatività, dell’organizzazione e dei processi che caratterizzano la Fondazione. In dettaglio, le suddette Parti Speciali, oltre ad individuare i principi generali di condotta, descrivono, per ciascuna area “area a rischio” individuata:

·  le fattispecie di reato considerate a rischio;

·   le regole di comportamento generali;

·  le Aree a Rischio Reato;

·  le attività sensibili per ogni singola Area a Rischio Reato;

·  le fattispecie di reato considerate per ogni Area a Rischio Reato;

·  i controlli preventivi.

Le Parti Speciali che compongono il Modello sono le seguenti:

-        Parte Speciale A, relativa ai reati contro la Pubblica Amministrazione (artt. 24 e 25 del Decreto), ai reati di corruzione tra privati (art. 25-ter comma 1 lett. s-bis del Decreto) e al reato di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria (art. 25-decies del Decreto);

-        Parte Speciale B, relativa ai reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio (art. 25-octies del Decreto);

-        Parte Speciale C, relativa ai reati di omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime, commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro (art. 25-septies del Decreto);

-        Parte Speciale D, relativa ai reati ambientali (art. 25-undecies del Decreto);

-        Parte Speciale E, relativa ai:

§  delitti informatici ed al trattamento illecito dei dati (art. 24-bis del Decreto);

§  delitti di criminalità organizzata (art. 24-ter del Decreto);

§  reati societari (art. 25-ter del Decreto);

§  delitti contro la personalità individuale (art. 25 quinquies);

§  delitti in materia di violazione del diritto d’autore (art. 25-novies del Decreto);

§  reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies del Decreto).

Infine, l’esame del contesto e delle attività della Fondazione ha condotto a ritenere ragionevolmente remoto o non applicabile la possibilità di commissione di:

-        reati di falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento (art. 25-

bis del Decreto);

-        delitti contro l’industria e il commercio (art. 25-bis.1 del Decreto);

-        reati con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico previsti dal codice penale e dalle leggi speciali (art. 25-quater del Decreto);

-        pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 25-quater.1 del Decreto);

-        reati di abuso di mercato (art. 25-sexies del Decreto);

-        reati transnazionali (Legge 146/2006);

-        reati di razzismo e xenofobia (art. 25-terdecies del Decreto).

La Fondazione si impegna a svolgere un monitoraggio continuo volto a consentire l’adeguatezza del Modello nel tempo e garantire l’attualità delle Parti Speciali previste rispetto ad eventuali cambiamenti significativi dei settori di attività, della struttura organizzativa e dei processi della Fondazione.

In considerazione del numero di fattispecie di reato che attualmente costituiscono presupposto della responsabilità amministrativa degli Enti ai sensi del Decreto, il Modello è stato redatto avendo riguardo alle fattispecie ritenute di maggiore rilevanza, la cui commissione fosse concretamente e non astrattamente ipotizzabile.

In ogni caso, i principi etici su cui si fonda il Modello di Fondazione FS e la sua struttura di governance sono finalizzati a prevenire, in linea generale, anche quelle fattispecie di reato che, per la loro scarsa rilevanza o attinenza all’attività della Fondazione, non trovano disciplina specifica nella Parte Speciale del Modello.

3.2.3 L’adozione del Modello e suo aggiornamento

L’adozione del Modello è demandata dal Decreto stesso alla competenza dell’organo dirigente (ed in particolare al Consiglio di Amministrazione), al quale è altresì attribuito il compito di integrare ed aggiornare il Modello.

Il Modello non è concepito infatti come un documento statico, ma al contrario è pensato nell’ottica di un continuo aggiornamento in relazione alle esigenze di adeguamento che per esso si vengono a determinare nel tempo. Infatti, esso sarà oggetto di costante aggiornamento e miglioramento.

Gli eventi che, con lo spirito di mantenere nel tempo un Modello efficace ed effettivo, potranno essere presi in considerazione ai fini dell’aggiornamento o adeguamento del Modello, sono riconducibili, a titolo esemplificativo e non esaustivo, a:

-        novità legislative con riferimento alla disciplina della responsabilità degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato;

-        orientamenti della giurisprudenza e della dottrina prevalente;

-        riscontrate carenze e/o lacune e/o significative violazioni delle previsioni del Modello a seguito di verifiche sull’efficacia del medesimo;

-        cambiamenti significativi della struttura organizzativa, dei processi o dei settori di attività della Fondazione FS;

-        considerazioni derivanti dall'applicazione del Modello, ivi comprese le risultanze degli aggiornamenti dell’ “analisi storica”.

Nel processo di definizione ed adozione, Fondazione FS ha verificato che il Modello, relativamente alla data di approvazione, sia allineato:

-          alle ultime novità normative;

-        alla più recente giurisprudenza in materia;

-          agli orientamenti dottrinali più accreditati;

-          alle migliori prassi applicative esistenti.

3.3         Le componenti del Modello

3.3.1 Codice Etico di Gruppo

L’adozione di un codice di comportamento come strumento di governance costituisce un punto di riferimento essenziale al fine di garantire alti standard comportamentali e, quindi, dare piena attuazione alla prevenzione dei reati di cui al Decreto. L’adozione di un codice etico costituisce pertanto uno dei presupposti per l’efficace funzionamento del Modello istituito in Fondazione FS.

Fondazione FS ha ritenuto infatti opportuno adottare ed attuare il Codice Etico del Gruppo FS (di seguito “Codice Etico di Gruppo”) in quanto adattabile alle peculiarità della Fondazione e volto ad enunciare i precetti da rispettare nello svolgimento della propria attività. La Fondazione, i suoi dipendenti e tutti coloro che agiscono in nome e per conto della stessa, si ispirano nel raggiungimento dei propri obiettivi ai valori della trasparenza, correttezza ed eticità.

Il citato Codice Etico di Gruppo va, in ogni caso, letto ed applicato congiuntamente, anche a fini disciplinari, con il presente Modello, del quale costituisce parte integrante.

Le violazioni del Codice Etico di Gruppo in relazione alle tematiche attinenti al Modello potranno essere segnalate direttamente all’Organismo di Vigilanza (cfr. paragrafo 4.8.1) e potranno portare a conseguenze sanzionatorie, disciplinari o contrattuali a seconda della qualifica del soggetto che commette la violazione.

3.3.2 Sistema organizzativo e di governance

La Fondazione FS è un ente senza scopo di lucro ed è amministrata da un Consiglio di Amministrazione composto da un minimo di tre ad un massimo di sette membri nominati da Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A., sentiti gli altri Soci.

Gli Amministratori durano in carica per un periodo di tre esercizi e sono rieleggibili.

Il Consiglio di Amministrazione è investito di tutti i più ampi poteri per la gestione ordinaria e straordinaria della Fondazione, senza eccezione alcuna, con tutte le facoltà per l’attuazione e il raggiungimento degli scopi sociali.

Il Collegio dei Revisori dei conti è composto da tre membri nominati da Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A., sentiti gli altri Soci. I Revisori durano in carica per un periodo di tre esercizi e sono rieleggibili.

Il sistema organizzativo di Fondazione FS si basa su una distinta ripartizione delle attività e responsabilità.

Tale sistema assicura una chiara e corretta allocazione delle responsabilità e una precisa definizione delle competenze e compiti affidati a ciascuna struttura organizzativa.

La Fondazione si è dotata di specifici organigrammi, costantemente aggiornati a seguito di modifiche organizzative o di nuove nomine, comunicati a tutto il personale e resi disponibili su uno sharepoint aziendale.

Inoltre, la gestione di una parte delle attività operative connesse ai processi organizzativi, contabili e finanziari, è stata esternalizzata a specifiche società del Gruppo FS. Tale scelta è stata effettuata con l’obiettivo di razionalizzare e ottimizzare le attività della Fondazione. Fondazione FS monitora costantemente lo svolgimento dei servizi esternalizzati e chiede delucidazioni e riscontri sull’effettivo operato, nel rispetto di quanto previsto nell’ambito dei contratti di service che regolano lo svolgimento di tali attività in outsourcing.

Resta in ogni caso in capo alla Fondazione la responsabilità delle attività svolte dalla stessa, anche nei casi in cui le stesse siano state esternalizzate.

La documentazione di cui la Fondazione si è dotata per rappresentare il proprio sistema organizzativo e per disciplinare il proprio operato anche in relazione alle attività sensibili ai fini del Modello include, a titolo esemplificativo, quanto di seguito indicato:

·        Organigramma;

·        Mansionario;

·        Il sistema di disposizioni e procedure organizzative adottate;

·        Contratti di outsourcing con terze parti, mediante i quali vengono gestiti interi processi o porzioni di essi.

3.3.3 La Struttura Organizzativa in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro

In materia di salute e sicurezza sul lavoro, Fondazione FS si è dotata di una struttura organizzativa conforme a quella prevista dalla normativa prevenzionistica vigente, nell’ottica di eliminare ovvero, laddove ciò non sia possibile, ridurre – e, quindi, gestire - i rischi lavorativi per i lavoratori.

Nell’ambito di tale struttura organizzativa operano i soggetti di seguito indicati:

-          il Datore di Lavoro;

-          il delegato del Datore di Lavoro;

-          i dirigenti;

-          i preposti;

-          il responsabile e gli addetti al servizio di prevenzione e protezione (di seguito, rispettivamente anche “RSPP” e “ASPP”);

-          gli addetti all’emergenza e al primo soccorso (di seguito, anche “AES”);

-          gli addetti all’emergenza degli incendi (di seguito, anche “AEI”);

-          il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (di seguito, anche “RLS”);

-          il medico competente;

-          i lavoratori;

-          i soggetti esterni all’ Ente che svolgono attività rilevanti in materia di SSL, ovvero: a) i soggetti cui è affidato un lavoro in virtù di contratto d’appalto o d’opera o di somministrazione; b) i fabbricanti ed i fornitori; c) i progettisti dei luoghi e dei posti di lavoro e degli impianti; d) gli installatori ed i montatori di impianti, attrezzature di lavoro o altri mezzi tecnici.

I compiti e le responsabilità dei soggetti sopra indicati in materia di SSL sono definiti formalmente in coerenza con lo schema organizzativo e funzionale della Fondazione, con particolare riferimento alle figure specifiche operanti in tale ambito (i RSPP, gli ASPP, gli AES, gli AEI, i RLS, il medico competente): a tale proposito, la Fondazione esplicita, in sede di definizione dei compiti organizzativi e operativi della Direzione, dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori, anche quelli relativi alle attività di sicurezza di rispettiva competenza, nonché le responsabilità connesse all’esercizio delle attività stesse, con particolare riguardo ai compiti del RSPP, degli ASPP, del RLS, degli AES, degli AEI, dei RLS, del medico competente.

3.3.4  La Struttura Organizzativa in materia ambientale

Fondazione FS considera la tutela ambientale e lo sviluppo sostenibile un obiettivo prioritario della propria attività. Per tale ragione, Fondazione FS ha identificato le responsabilità in materia ambientale, conferendo al Datore di Lavoro (che a sua volta ha sub-delegato) i poteri di organizzazione, gestione e controllo in ordine alla tutela ambientale nel rispetto delle previsioni vigenti.

3.3.5 Il sistema procedurale

Fondazione FS ha strutturato un sistema di procedure (“comunicazioni organizzative” - “disposizioni organizzative”) volto a regolamentare lo svolgimento delle attività della Fondazione, prevedendo altresì i controlli da espletare al fine di garantire la correttezza e l’efficacia delle stesse. La Fondazione ha ritenuto opportuno individuare nell’ambito del sistema procedurale in vigore, la figura del responsabile delle procedure (di seguito “Owner”), al fine di assicurare una maggiore efficacia al Modello. In particolare, sono di competenza dell’Owner della procedura le seguenti attività: identificare la necessità di creare/aggiornare/ritirare le procedure a seguito di cambiamenti interni a Fondazione FS o esterni ed informare l’OdV ed il management.

Per tale finalità, la Fondazione adotta quale strumento preventivo di controllo nelle singole Aree a Rischio Reato la separazione dei compiti fra coloro i quali svolgono fasi o attività cruciali di un processo, verificando che le procedure e/o le prassi operative siano periodicamente aggiornate e tengano costantemente in considerazione le variazioni o novità intervenute nei processi e nel sistema organizzativo.

La Fondazione ha adottato una procedura che descrive il sistema delle procedure interne utilizzato dalla stessa, al fine di assicurare la conformità dei processi della Fondazione nonché ha identificato i ruoli, responsabilità dei soggetti coinvolti, le modalità di gestione nonché i controlli individuati nel ciclo di vita delle stesse (redazione, aggiornamento, validazione, approvazione, comunicazione, attuazione e monitoraggio). Con riferimento, invece, ai principi di controllo, ove non espressamente menzionati nelle singole procedure, troveranno applicazione i principi di controllo di preventivi di cui alle singole Parti Speciali del Modello.

Le procedure organizzative adottate da Fondazione FS sono rese disponibili a tutto il personale su uno sharepoint aziendale.

3.3.6 Il sistema di gestione delle risorse finanziarie

L’art. 6, comma 2 lett. c, del Decreto, dispone che i Modelli prevedano modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di reati. La ragione di tale previsione è da rinvenire nel fatto che numerose fattispecie di reato rilevanti per la disciplina in parola, possono essere realizzate tramite le risorse finanziarie della Fondazione.

Il processo di gestione delle risorse finanziarie di Fondazione FS è basato sui seguenti principi di controllo:

-  la separazione dei ruoli nelle fasi chiave del processo;

-  la tracciabilità degli atti e dei livelli autorizzativi da associarsi alle singole operazioni;

-  il monitoraggio sulla corretta esecuzione delle diverse fasi del processo:

- richiesta di disposizione di pagamento specificamente formalizzata;

- autorizzazione del soggetto competente;

-  controllo della corrispondenza tra servizio ricevuto e servizio ordinato;

-  verifica del pagamento;

- controllo della fattura;

-  inserimento in contabilità;

-  la documentazione dei controlli svolti.

3.3.7 Processi esternalizzati

Con particolare riferimento ai processi, o parti di processo, esternalizzati da Fondazione FS ad altre società, soprattutto alle società del Gruppo FS, sono stati formalmente definiti i criteri per la selezione dei soggetti a cui affidare l’esternalizzazione di funzioni/attività operative, le deleghe di gestione e le modalità con cui Fondazione FS conferisce tali incarichi e controlla la corretta esecuzione degli stessi.

Inoltre, in materia di responsabilità amministrativa degli Enti, è previsto che le parti si impegnino al rispetto rigoroso dei propri Modelli, con particolare riguardo alle aree di rischio che presentano rilevanza ai fini delle attività gestite mediante contratto di outsourcing, e si impegnino, altresì, a darsi reciprocamente notizia di eventuali violazioni, che dovessero verificarsi e che possano avere attinenza con il contratto e/o la sua esecuzione. Più in generale, le parti si impegnano ad astenersi, nell’espletamento delle attività oggetto del rapporto contrattuale, da comportamenti e condotte che, singolarmente o congiuntamente ad altre, possano integrare una qualsivoglia fattispecie di reato contemplata dal Decreto.

Con riferimento a tali rapporti contrattuali, la Fondazione e gli outsourcer hanno identificato i relativi “Owner del Contratto”, cui è affidata la corretta esecuzione contrattuale.

3.3.8 Poteri autorizzativi e di firma

Il sistema di deleghe e procure in vigore in Fondazione FS è stato strutturato in ossequio alle prescrizioni di legge ed è ispirato alle Linee Guida dettate da Confindustria.

In particolare, è individuato nel Consiglio di Amministrazione della Fondazione l’organo preposto a conferire ed approvare formalmente le deleghe ed i poteri di firma e, dall’altro lato, è previsto che tali poteri siano assegnati in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali attribuite, con, quando richiesto, una puntuale indicazione delle soglie di approvazione delle spese.

I poteri così conferiti sono quindi periodicamente aggiornati in funzione dei cambiamenti organizzativi intervenuti nella struttura della Fondazione.

Fondazione FS ha, inoltre, istituito un apposito flusso informativo, nei confronti di tutte le funzioni e soggetti, a qualsiasi titolo interessati, incluso l’OdV, onde garantire la tempestiva comunicazione dei poteri che siano stati assegnati/delegati e/o dei relativi cambiamenti.

In aggiunta, tra i vari poteri conferiti agli esponenti della Fondazione da parte dell’organo di governo sociale, si segnala, per quanto qui d’interesse, quello di poter conferire, a loro volta, parte dei propri poteri ad altri dipendenti della Fondazione, per atti determinati o serie di atti, nel rispetto dei requisiti formali e sostanziali previsti per il rilascio delle deleghe.

Il livello di autonomia, il potere di rappresentanza ed i limiti di spesa assegnati ai vari titolari di procure e deleghe all’interno della Fondazione risultano sempre individuati e fissati in stretta coerenza con il livello gerarchico della persona interessata. In tal modo, le decisioni e le competenze di maggiore rilevanza per la Fondazione ovvero che implicano i maggiori impegni economici per la stessa sono sempre riservati al solo Direttore della Fondazione, ovvero a soggetti muniti di delega.

Ciascuno di questi atti di delega o conferimento di poteri di firma fornisce le seguenti indicazioni:

1) soggetto delegante e fonte del suo potere di delega o procura;

2) soggetto delegato, con esplicito riferimento alla funzione ad esso attribuita ed al legame tra le deleghe e le procure conferite e la posizione organizzativa ricoperta dal soggetto delegato;

3) oggetto, costituito nella elencazione delle tipologie di attività e di atti per le quali la delega/procura viene conferita. Tali attività ed atti sono sempre funzionali e/o strettamente correlati alle competenze e funzioni del soggetto delegato;

4) limiti di valore entro cui il delegato è legittimato ad esercitare il potere conferitogli, se necessario per la tipologia di attività svolta. Tale limite di valore è determinato in funzione del ruolo e della posizione ricoperta dal delegato nell’ambito dell’organizzazione della Fondazione.

Le deleghe e procure attribuite dalla Fondazione FS sono rese disponibili a tutto il personale su uno sharepoint aziendale.

Il sistema delle deleghe e dei poteri di firma è regolarmente e periodicamente monitorato nel suo complesso e, ove del caso, aggiornato in ragione delle modifiche intervenute nella struttura della Fondazione, in modo da corrispondere e risultare il più possibile coerente con l’organizzazione gerarchico-funzionale della stessa.

3.3.9 Comunicazione e formazione

Il Modello tiene conto della particolare realtà di Fondazione FS e rappresenta un valido strumento di sensibilizzazione ed informazione dei Soggetti Apicali e dei Soggetti Sottoposti (di seguito, per brevità, i “Destinatari”).

Tutto ciò affinché i Destinatari seguano, nell’espletamento delle proprie attività, comportamenti corretti e trasparenti in linea con i valori etico-sociali cui si ispira la Fondazione nel perseguimento del proprio oggetto sociale e tali comunque da prevenire il rischio di commissione dei reati previsti dal Decreto.

In ogni caso, le funzioni della Fondazione competenti assicurano il recepimento nelle procedure della Fondazione dei principi e delle norme di comportamento contenuti nel Modello e nel Codice Etico di Gruppo.

È obiettivo di Fondazione FS garantire una corretta conoscenza da parte dei Destinatari circa il contenuto del Decreto e gli obblighi derivanti dal medesimo.

Le principali modalità di svolgimento delle attività di formazione/informazione necessarie anche ai fini del rispetto delle disposizioni contenute nel Decreto, attengono la specifica informativa all’atto dell’assunzione e le ulteriori attività ritenute necessarie al fine di garantire la corretta applicazione delle disposizioni previste nel Decreto. In particolare è prevista:

-  una comunicazione iniziale. A tale proposito, l’adozione del presente Modello è comunicata a tutte le risorse presenti nella Fondazione.

Ai nuovi assunti viene consegnato il Codice Etico di Gruppo ed il Modello. Agli stessi, viene inoltre fatto sottoscrivere un modulo con il quale prendono atto che il Modello nella sua interezza è disponibile nella intranet e si impegnano ad osservare i contenuti della normativa citata.

-  una specifica attività di formazione. Tale attività di formazione “continua” è obbligatoria e sviluppata attraverso strumenti e procedure informatiche (e-mail di aggiornamento, corsi on-line, intranet, strumenti di autovalutazione), nonché incontri e seminari di formazione ed aggiornamento periodici in aula. Tale attività può essere differenziata, nei contenuti e nelle modalità di erogazione, in funzione della qualifica dei Destinatari, del livello di rischio dell'area in cui operano, dell'avere o meno funzioni di rappresentanza della Fondazione.

Al fine di garantire l’effettiva diffusione del Modello e l’informazione del personale con riferimento ai contenuti del Decreto ed agli obblighi derivanti dall’attuazione del medesimo, è istituita una specifica sezione della intranet (nella quale sono presenti e disponibili tutti i documenti che compongono il Modello) dedicata all’argomento e aggiornata, di volta in volta, dalla funzione interna di riferimento.

Fondazione FS prevede altresì la diffusione del Modello alle persone che intrattengono con la stessa rapporti di collaborazione senza vincolo di subordinazione, rapporti di consulenza, rapporti di agenzia, rapporti di rappresentanza commerciale ed altri rapporti che si concretizzino in una prestazione professionale, non a carattere subordinato, sia continuativa sia occasionale (ivi inclusi i soggetti che agiscono per i fornitori e i partners, anche sotto forma di associazione temporanea di imprese, nonché joint- venture) (di seguito, per brevità, i “Terzi”).

In particolare, le funzioni, di volta in volta coinvolte, forniscono ai soggetti Terzi in generale e alle società di servizio con cui entrano in contatto, idonea informativa in relazione all’adozione da parte di Fondazione FS del Modello ai sensi del Decreto. La Fondazione invita, inoltre, i Terzi a prendere visione dei contenuti del Modello e del Codice Etico di Gruppo, presenti sul sito della stessa.

Nei rispettivi testi contrattuali sono inserite specifiche clausole dirette ad informare i Terzi dell’adozione del Modello da parte di Fondazione FS, di cui gli stessi dichiarano di aver preso visione e di aver conoscenza delle conseguenze derivanti dal mancato rispetto dei precetti contenuti nella Parte Generale del Modello, dei Principi del Codice Etico di Gruppo, nonché si obbligano a non commettere alcuno dei Reati Presupposto.

4.  L’ORGANISMO DI VIGILANZA

 

4.1  Caratteristiche dell’Organismo di Vigilanza

Quale ulteriore adempimento ai fini dell’esonero dalla responsabilità, Fondazione FS ha istituito un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, a cui è attribuito il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello (di seguito, per brevità, “l’OdV”). Peraltro, il Consiglio di Amministrazione ha approvato lo “Statuto dell’Organismo di Vigilanza di Fondazione FS”, che costituisce parte integrante del Modello stesso, nel cui ambito sono regolamentati i profili di primario interesse in merito a tale Organismo, tra i quali:

a)  il numero dei membri e la composizione dell’OdV;

b)  le modalità di nomina e la durata dell’incarico;

c)  le cause di ineleggibilità e decadenza dell’OdV e dei singoli componenti;

d)  i presupposti e le modalità di revoca dell’incarico dell’OdV e dei singoli componenti;

e)  i compiti ed i poteri dell’OdV;

f)  le risorse assegnate all’OdV;

g)  i flussi informativi: a) dall’OdV nei confronti degli organi della Fondazione; b) nei confronti dell’OdV;

h)  le norme etiche che regolamentano l’attività dell’OdV;

i)  i profili di responsabilità dei componenti dell’OdV.

Nel rinviare, per una più puntuale rappresentazione, al documento approvato dal Consiglio di Amministrazione, si ritiene opportuno, in questa sede, soffermarsi solo brevemente su alcuni dei profili sopra indicati.

Infine, secondo le disposizioni del D.Lgs. 231/01 (articoli 6 e 7), nonché le indicazioni contenute nella Linee Guida di Confindustria, le caratteristiche dell’Organismo di Vigilanza, tali da assicurare un’effettiva ed efficace attuazione del Modello, devono essere:

a)      autonomia ed indipendenza;

b)     professionalità;

c)      continuità d’azione.

Autonomia ed indipendenza

I requisiti di autonomia ed indipendenza sono fondamentali affinché l’OdV non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l’oggetto della sua attività di controllo e, dunque, non subisca condizionamenti o interferenze da parte dell’organo dirigente.

Professionalità

L’OdV deve possedere competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere. Tali caratteristiche, unite all’indipendenza, garantiscono l’obiettività di giudizio.

A tal fine, i componenti dell’Organismo di Vigilanza devono possedere le conoscenze e l’esperienza necessarie per assicurare collegialmente un controllo operativo ed una supervisione, nei limiti stabiliti dal Modello, sicuri ed efficaci relativamente a tutte le procedure sottoposte a vigilanza, potendo, se del caso, avvalersi per particolari problematiche della collaborazione di esperti, ai quali sarà conferito dalla Fondazione apposito incarico di consulenza.

Continuità d’azione

L’OdV deve:

- svolgere in modo continuativo le attività necessarie per la vigilanza del Modello con adeguato impegno e con i necessari poteri di indagine;

-  essere una struttura riferibile alla Fondazione, in modo da garantire la dovuta continuità nell’attività di vigilanza.

Per assicurare l’effettiva sussistenza dei requisiti descritti in precedenza, i membri dell’OdV devono possedere, oltre alle competenze professionali descritte, i requisiti soggettivi formali che garantiscano ulteriormente l’autonomia e l’indipendenza richiesta dal compito (es. onorabilità, assenza di conflitti di interessi e di relazioni di parentela con gli organi sociali e con il vertice, etc.).

4.2  Nomina e Composizione dell’Organismo di Vigilanza

Il Consiglio di Amministrazione di Fondazione FS decide il numero e la qualifica dei componenti dell’Organismo di Vigilanza della Fondazione.

In ottemperanza a quanto stabilito dall’art. 6, comma 1, lett. b) del Decreto 231, il Consiglio di Amministrazione ha nominato un organo composto da 3 (tre) membri individuati tra soggetti aventi le suddette caratteristiche.

La Presidenza dell’OdV è esclusivamente riservata, all’atto della nomina da parte del Consiglio di Amministrazione, ad un componente esterno alla Fondazione.

Tale composizione garantisce l’autonomia dell’iniziativa di controllo da ogni forma di interferenza e/o di condizionamento da parte di qualunque componente dell’organizzazione, assicurando al contempo sufficiente continuità d’azione e, nel complesso, permette di soddisfare il requisito della professionalità in relazione alle diverse categorie di Reati Presupposto, secondo quanto suggerito dalle Linee Guida di Confindustria.

I professionisti esterni alla Fondazione vantano un’elevata competenza ed esperienza nell’ambito delle materie attinenti ai compiti assegnati all’Organismo di Vigilanza e di tipo sia giuridico che economico-finanziario, potendo in tal modo assicurare all’organo una puntuale conoscenza della struttura e delle modalità di consumazione dei reati.

La nomina dell’OdV è resa nota a ciascun componente e da quest’ultimo accettata. Il conferimento dell’incarico è, in seguito, comunicato da parte del Presidente del Consiglio di Amministrazione a tutti i livelli interni dell’Ente, mediante la diffusione di un comunicato interno alla Fondazione illustrativo dei poteri, compiti, responsabilità dell’Organismo di Vigilanza, nonché la sua collocazione all’interno della struttura organizzativa e le finalità della sua costituzione.

I componenti esterni dell’OdV ricevono un compenso per lo svolgimento dell’incarico. Tale compenso, stabilito dal Consiglio di Amministrazione, è intangibile ed immodificabile successivamente alla nomina dei membri esterni e potrà essere adeguato soltanto alla scadenza del triennio di carica.

Attualmemte l’Organismo di Vigilanza è formato dagli stessi componenti del Collegio dei Revisori.

4.3  Durata dell’incarico e cause di cessazione

Al fine di garantire l’efficace e costante attuazione del Modello, nonché la continuità di azione, la durata dell’incarico dell’Organismo di Vigilanza è fissata in 3 (tre) anni, eventualmente rinnovabili con delibera del Consiglio di Amministrazione della Fondazione.

La cessazione dell’OdV può avvenire per una delle seguenti cause:

-  scadenza dell’incarico;

-  revoca dell’Organismo di Vigilanza da parte del Consiglio di Amministrazione;

-  rinuncia dei due terzi dei componenti dell’OdV.

La revoca dell’OdV può essere disposta solo per giusta causa e tali devono intendersi, a titolo esemplificativo, le seguenti ipotesi:

-  una grave negligenza nell’espletamento dei compiti connessi all’incarico;

-  il coinvolgimento della Fondazione in un procedimento, penale o civile, che sia connesso ad un’omessa o insufficiente vigilanza, anche colposa.

Al di fuori delle ipotesi riguardanti l’intero OdV, la cessazione dell’incarico di un singolo componente può avvenire:

-  a seguito di rinuncia all’incarico, formalizzata mediante apposita comunicazione scritta inviata al Consiglio di Amministrazione con un preavviso di almeno 3 (tre) mesi;

 

-  qualora sopraggiunga una delle cause di decadenza di cui al successivo paragrafo 4.4.;

-  a seguito di revoca dell’incarico da parte del Consiglio di Amministrazione;

-  (con riferimento all’eventuale membro interno) in caso di attribuzione di compiti, ruoli e/o responsabilità all’interno della struttura organizzativa non compatibili con i requisiti di “autonomia e indipendenza” e/o “continuità di azione” propri dell’Organismo di Vigilanza;

-  in caso di cessazione o rinuncia del membro dell’Organismo di Vigilanza alla funzione e/o alla carica ricoperta;

-  automaticamente, con il venir meno del rapporto di lavoro con la Fondazione.

La revoca del singolo componente dell’OdV può essere disposta solo per giusta causa e tali devono intendersi, oltre le ipotesi sopra previste per l’intero Organismo, a titolo esemplificativo, anche le seguenti ipotesi:

-  il caso in cui il componente sia condannato in via definitiva per un delitto compreso tra quelli previsti dal D.lgs. 231/01;

-  il caso in cui sia riscontrata la violazione degli obblighi di riservatezza previsti a carico dell’OdV.

La revoca dell’OdV e di ciascun componente è disposta con delibera del Consiglio di Amministrazione, approvata con voto unanime, dal quale il Consiglio di Amministrazione può dissentire solo con adeguata motivazione.

In caso di scadenza, revoca o rinuncia, il Consiglio di Amministrazione nomina senza indugio il nuovo componente dell’OdV. Sino alla data di accettazione dell’incarico da parte del nuovo componente, le funzioni dell’OdV sono svolte dai componenti in carica.

4.4 Casi di ineleggibilità e di decadenza

Costituiscono motivi di ineleggibilità e/o di decadenza del componente dell’OdV:

a)  i conflitti di interesse, anche potenziali, con la Fondazione che ne compromettano l’indipendenza;

b) l’interdizione, l’inabilitazione, la condanna penale passata in giudicato, per uno dei reati previsti dal Decreto o, comunque, ad una pena che comporti l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità di esercitare uffici direttivi;

c) (fatta salva diversa determinazione del Consiglio di Amministrazione) il rapporto di pubblico impiego presso amministrazioni centrali o locali nei tre anni precedenti alla nomina quale membro dell'Organismo di Vigilanza;

d) l’esistenza di relazioni di parentela, coniugio o affinità entro il quarto grado con i membri del Consiglio di Amministrazione o del Collegio dei Revisori dei conti della Fondazione, nonché con i medesimi membri dei Soci;

e) l’esistenza di rapporti di natura patrimoniale tra il componente e la Fondazione tali da compromettere l’indipendenza del componente stesso.

Qualora, nel corso dell’incarico, dovesse sopraggiungere una causa di decadenza, il componente dell’Organismo di Vigilanza è tenuto ad informare immediatamente il Consiglio di Amministrazione.

4.5 Funzioni, compiti e poteri dell’Organismo di Vigilanza

La funzione dell’Organismo di Vigilanza consiste, in generale, nel:

§  vigilare sull’effettiva applicazione del Modello in relazione alle diverse tipologie di reati presi in considerazione dallo stesso;

§  verificare l’efficacia del Modello e l’adeguatezza dello stesso, ossia la sua idoneità a prevenire la commissione dei reati in questione ed evidenziarne l’eventuale realizzazione;

§  individuare e proporre al Consiglio di Amministrazione aggiornamenti e modifiche del Modello in relazione alla mutata normativa o alle mutate necessità o condizioni della Fondazione. In particolare, segnalare la necessità di redigere nuove Parti Speciali al fine di meglio prevenire la commissione di Reati Presupposto nel frattempo divenuti rilevanti per Fondazione FS;

§  verificare che le proposte di aggiornamento e modifica formulate dal Consiglio di Amministrazione siano state effettivamente recepite nel Modello;

§  promuovere e monitorare tutte le attività di informazione dei Destinatari che dovesse ritenere necessarie o opportune, nonché promuovere e monitorare l’implementazione delle iniziative di formazione volte a favorire una conoscenza ed una consapevolezza adeguate del Modello e delle procedure ad esso connesse, al fine di accrescere la cultura del controllo ed i valori etici all’interno della Fondazione;

§  riscontrare con la opportuna tempestività, anche mediante la predisposizione di appositi pareri, le richieste di chiarimento e/o di consulenza provenienti dalle funzioni o risorse ovvero dagli organi amministrativi e di controllo, qualora connesse e/o collegate al Modello.

Nell’ambito della funzione sopra descritta, spettano all’OdV i seguenti compiti:

§  verificare periodicamente la mappa delle Aree a Rischio Reato e l’adeguatezza dei punti di controllo al fine di consentire il loro adeguamento ai mutamenti dell’attività e/o della struttura della Fondazione.

§  effettuare periodicamente, sulla base del piano di attività dell’OdV previamente stabilito, verifiche ed ispezioni mirate su determinate operazioni o atti specifici, posti in essere nell’ambito delle Aree a Rischio Reato;

§  raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello, nonché aggiornare la lista di informazioni che devono essere obbligatoriamente trasmesse allo stesso OdV;

§  condurre le indagini interne per l’accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del presente Modello portate all’attenzione dell’OdV da specifiche segnalazioni o emerse nel corso dell’attività di vigilanza dello stesso;

§  verificare che gli elementi previsti nel Modello per le diverse tipologie di reati (clausole standard, procedure e relativi controlli, sistema delle deleghe, etc.) vengano effettivamente adottati ed implementati e siano rispondenti alle esigenze di osservanza del D.Lgs. 231/01, provvedendo, in caso contrario, a proporre azioni correttive ed aggiornamenti degli stessi.

Per lo svolgimento delle funzioni e dei compiti sopra indicati, vengono attribuiti all’OdV i seguenti poteri:

§  accedere in modo ampio e capillare alle informazioni e ai documenti della Fondazione, senza necessità di previo consenso e/o autorizzazione;

§  effettuare verifiche e ispezioni, anche senza preavviso;

§  avvalersi del supporto e della cooperazione delle varie strutture e degli organi sociali che possano essere interessati, o comunque coinvolti, nelle attività di controllo;

§  conferire specifici incarichi di consulenza ed assistenza a professionisti anche esterni alla Fondazione.

4.6 Risorse dell’Organismo di Vigilanza

Il Consiglio di Amministrazione assegna all’OdV le risorse umane e finanziarie ritenute opportune ai fini dello svolgimento dell’incarico assegnato. In particolare, all’Organismo di Vigilanza sono attribuiti autonomi poteri di spesa, nonché la facoltà di stipulare, modificare e/o risolvere incarichi professionali a soggetti terzi in possesso delle competenze specifiche necessarie per la migliore esecuzione dell’incarico.

4.7 Funzionamento dell’Organismo di Vigilanza

4.7.1 Riunioni

L’OdV si riunisce indicativamente una volta ogni bimestre o su richiesta scritta, anche via e-mail, di uno dei suoi membri. L’Organismo di Vigilanza può essere altresì convocato dal Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o dal Direttore.

La riunione dell’Organismo di Vigilanza è convocata mediante avviso contenente l’indicazione della data, del luogo, dell’ora della riunione e del relativo ordine del giorno, inviato per iscritto – anche via posta elettronica – almeno tre giorni prima della data stabilita per la riunione, o, in caso di urgenza, almeno un giorno prima di tale data, a tutti i membri dell’Organismo.

4.7.2 Validità delle deliberazioni

Le riunioni dell’OdV sono valide con la presenza della maggioranza dei membri e sono presiedute dal Presidente.

Le riunioni dell’Organismo di Vigilanza possono tenersi mediante mezzi di telecomunicazione, con intervenuti dislocati in più luoghi, contigui o distanti, audio/video/tele collegati, a condizione che siano rispettati il metodo collegiale e i principi di buona fede e di parità di trattamento dei membri dell’OdV.

Ciascun membro dell’Organismo è tenuto a dichiarare allo stesso Organismo qualsiasi situazione di conflitto di interessi con l’oggetto della delibera o della discussione, con obbligo di astenersi dal voto. Della dichiarazione è dato atto nel verbale della riunione.

4.7.3 Verbali e Documentazione

I contenuti delle riunioni e le decisioni assunte sono riportati nel verbale redatto per iscritto.

Il verbale deve riportare i nominativi dei partecipanti alla riunione e del Presidente, l’ordine del giorno ed eventuali integrazioni, le decisioni e le dichiarazioni di voto.

Il verbale è valido se sottoscritto dal Presidente, dagli altri componenti dell’Organismo presenti e siglato a margine da tutti i componenti su ciascuna pagina.

Ogni informazione, segnalazione, rapporto previsti nel Modello 231 sono conservati dall’Organismo in un apposito archivio cartaceo e/o informatico.

4.8  Flussi informativi dell’Organismo di Vigilanza

4.8.1 Obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza

L’art. 6, 2° comma, lett. d) e 2°-bis del D.Lgs. 231/01, impone la previsione all’interno del Modello di obblighi informativi nei confronti dell’OdV chiamato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello all’interno della Fondazione.

L’obbligo di flussi informativi strutturati è concepito quale strumento per l’OdV per:

a)  metterlo in grado di vigilare concretamente sull’efficacia ed effettività del Modello;

b) l’eventuale accertamento a posteriori delle cause che hanno reso possibile o contribuito al verificarsi dei reati previsti dal D.Lgs. 231/01;

c) migliorare le proprie attività di pianificazione dei controlli;

d) presentare, da parte del “personale” i, a tutela dell’integrità della Fondazione FS, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/01, fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del Modello, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. Viene garantita la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione.

Per “personale” si intendono: “i dipendenti e coloro che comunque operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione dell’Ente, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato”.

In particolare rientrano nella definizione di “personale”:

•  i componenti del Consiglio di Amministrazione e del Collegio dei Revisori;

•  i lavoratori dipendenti (qualunque tipologia contrattuale);

•  i soggetti terzi che intrattengono rapporti e relazioni d’affari durevoli con il Gruppo (e.g. collaboratori a progetto, consulenti stabilmente inseriti in azienda sulla base di rapporti time material).

L’obbligo informativo è rivolto a tutte le funzioni e soggetti della Fondazione, ma in primo luogo alle strutture ritenute a rischio reato secondo quanto riportato nel documento di mappatura dei rischi della Fondazione.

L’obbligo informativo è rivolto, inoltre, in particolar modo al Consiglio di Amministrazione quale organo di vertice della Fondazione.

Gli obblighi informativi non comportano per l’OdV un’attività di verifica puntuale e sistematica di tutti i fenomeni rappresentati nei documenti ed atti che sono inviati all’OdV dalle diverse strutture, ma soltanto di quei fenomeni che possano comportare una responsabilità ai sensi del D.Lgs. 231/01. Devono essere obbligatoriamente e tempestivamente trasmesse all’OdV le informazioni:

§  che possono avere attinenza con violazioni del Modello, inclusi a titolo esemplificativo e non esaustivo:

-         i provvedimenti e/o le notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, inerenti lo svolgimento di indagini che vedano coinvolta la Fondazione, i suoi dipendenti o i componenti degli organi sociali riguardo ad eventuali reati ex D.Lgs. 231/01;

-         i rapporti eventualmente predisposti dai responsabili di altri organi e di unità organizzative e nell’ambito della loro attività di controllo e dai quali potrebbero emergere fatti, atti, eventi od omissioni con profili di criticità rispetto all’osservanza del Decreto;

-         le richieste di assistenza legale inoltrate dai dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario nei loro confronti ed in relazione ai reati di cui al Decreto, salvo espresso divieto dell’autorità giudiziaria;

-         le notizie relative a procedimenti disciplinari, nonché ad eventuali sanzioni irrogate ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni, qualora essi siano legati a commissione di reati o violazione delle regole di comportamento o procedurali del Modello;

-         l’eventuale esistenza di situazioni di conflitto di interesse tra uno dei Destinatari del Modello e la Fondazione;

-         le eventuali omissioni o falsificazioni nella tenuta della contabilità o nella conservazione della documentazione su cui si fondano le registrazioni contabili;

-         gli eventuali scostamenti significativi dal budget o anomalie di spesa emersi nella fase di consuntivazione;

-         le commissioni di inchiesta o relazioni/comunicazioni interne da cui emerga la responsabilità per le ipotesi di reato di cui al D.Lgs. 231/01;

-         eventuali infortuni sul luogo di lavoro, ovvero provvedimenti assunti dall’Autorità Giudiziaria o da altre Autorità in merito alla materia della sicurezza e salute sul lavoro, anche nella forma di provvedimenti adottati ai sensi del D.Lgs. n. 758 del 1994, dai quali emergano violazioni alle norme in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro;

-         eventuali provvedimenti assunti dall’Autorità Giudiziaria o da altre Autorità in materia di ambiente, dai quali risulti una attuale o potenziale violazione delle norme in materia ambientale e/o delle autorizzazioni che disciplinano l’attività della Fondazione.

§  relative all’attività della Fondazione, che possono assumere rilevanza quanto all’espletamento da parte dell’OdV dei compiti ad esso assegnati, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

-         i cambiamenti organizzativi e procedurali;

-         eventuali variazioni, o riscontrate carenze, nella struttura organizzativa;

-         gli aggiornamenti del sistema delle deleghe e dei poteri;

-         l’informativa periodica sullo stato avanzamento delle attività formative in ambito D.Lgs. 231/01;

-         le decisioni relative alla richiesta, erogazione e utilizzo di finanziamenti pubblici;

-         i mutamenti nelle Aree a Rischio Reato;

-         copia dei verbali delle riunioni del Consiglio di Amministrazione;

-         copia della reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro;

-         le eventuali comunicazioni del Collegio dei Revisori in merito ad aspetti che possono indicare carenze nel sistema dei controlli interni, fatti censurabili, osservazioni sul bilancio della Fondazione;

-         gli esiti delle attività di verifica e monitoraggio degli adempimenti ambientali svolti dalla Fondazione;

-         eventuali verbali di ispezione in materia di sicurezza e in materia ambientale da parte di Enti Pubblici e/o Autorità di controllo e ogni altro documento rilevante in materia di sicurezza e ambiente;

-         le procedure poste a presidio della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, eventuali modifiche che intervengano sulla struttura organizzativa e sui protocolli di Fondazione FS riguardanti la materia, nonché i documenti rilevanti ai fini del sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.

La Fondazione adotta specifici canali informativi dedicati al fine di garantire la riservatezza del segnalante di cui sopra e facilitare il flusso di segnalazioni ed informazioni verso l’Organismo di Vigilanza.

In particolare, le segnalazioni di violazioni – o presunte tali – del Modello, devono essere effettuate inviando un’email, all’attenzione del Presidente dell’OdV, all’apposita casella di posta elettronica odvsegnalazioni@fondazioneFS.it oppure tramite posta ordinaria da inviare, all’attenzione del Presidente dell’ODV, all’indirizzo della sede legale della Fondazione. Si precisa che nel caso di misure discriminatorie dirette o indirette, nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni, può essere sporta denuncia all'Ispettorato nazionale del lavoro o tramite l’organizzazione sindacale indicata dal segnalante.

Con particolare riferimento alle segnalazioni di violazioni, o presunte tali, del Modello, valgono le seguenti prescrizioni di carattere generale:

-             il soggetto che intenda segnalare una violazione - o presunta violazione - del Modello deve contattare direttamente il Presidente dell’OdV, informando, se ritenuto opportuno o necessario, il proprio diretto superiore gerarchico;

-             le segnalazioni devono dettagliare adeguatamente le circostanze relative alla presunta violazione del Modello, così da permettere una completa valutazione delle stesse.

Sono previste inoltre sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rilevano infondate, in linea con il sistema disciplinare. L’OdV agirà in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell’identità del segnalante e dei suoi dati personali, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Fondazione o delle persone coinvolte, nonché la reputazione del/dei segnalato/i.

L’OdV valuta le segnalazioni ricevute e determina le eventuali iniziative, ascoltando eventualmente l’autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione e/o ogni altro soggetto che riterrà utile, motivando per iscritto ogni conclusione raggiunta. In particolare, le segnalazioni ricevute attraverso i canali sopra citati vengono gestite dall’OdV che effettua una prima valutazione della segnalazione al fine di:

-             accertare che rientri nell’ambito di competenza dell’OdV;

-             verificare che sia sufficientemente circostanziata per poter procedere ad un approfondimento della stessa.

Nel caso in cui la segnalazione presenti le caratteristiche sopra riportate, l’OdV avvia le attività di istruttoria, in caso contrario, provvede all’archiviazione della segnalazione, con un breve nota esplicativa informando, via e-mail o posta ordinaria, il soggetto segnalante sull’esito della propria valutazione.

§  Attività istruttoria: l’OdV valuta discrezionalmente e sotto la propria responsabilità la segnalazione al fine di valutare la necessità di effettuare specifici approfondimenti per accertare i fatti ivi denunciati. Tale necessità viene determinata sulla base dei seguenti elementi: (i) informazioni fornite a corredo della segnalazione; (ii) attuali procedure in vigore attinenti i fatti segnalati; (iii) segnalazioni/verifiche precedenti aventi lo stesso oggetto e già esaminate.

Nel caso in cui l’OdV ritenga di non dover procedere all'effettuazione di ulteriori verifiche, redige una breve nota esplicativa delle analisi svolte e archivia la segnalazione informando, via e-mail o posta ordinaria, il soggetto segnalante sull’esito della propria valutazione. Qualora, invece, ritenga di dover procedere con ulteriori approfondimenti, avvia delle verifiche ad hoc (attività di indagine), eventualmente con modalità riservate, in funzione dell’oggetto della segnalazione.

§  Attività di indagine: l’attività di indagine che dovesse seguire alla segnalazione viene condotta mediante il supporto delle funzioni competenti o di soggetti esterni e nel rispetto di tutte le norme applicabili a tutela tanto del soggetto segnalante quanto di eventuali soggetti coinvolti nelle verifiche.

§  Misure correttive: qualora l’indagine rilevi la necessità di un intervento correttivo, l’OdV ne chiede l’attuazione.

L’OdV istituisce un registro delle segnalazioni, contenente l’indicazione delle segnalazioni pervenute, dei relativi responsabili, nonché delle eventuali sanzioni irrogate nei loro confronti.

Fondazione FS si è dotata di uno specifico protocollo per regolamentare i flussi informativi tra la Fondazione e l’Organismo di Vigilanza.

4.8.2 Obblighi di informazione propri dell’Organismo di Vigilanza

L’OdV riferisce in merito all’attuazione del Modello e al verificarsi di eventuali criticità.

In particolare, l’Organismo di Vigilanza ha la responsabilità nei confronti del Consiglio di Amministrazione di:

-         comunicare, all’inizio di ciascun esercizio ed improrogabilmente entro il primo semestre dell’anno in corso, il piano delle attività che intende svolgere al fine di adempiere ai compiti assegnati;

-         comunicare lo stato di avanzamento del programma unitamente alle eventuali modifiche apportate allo stesso;

-        comunicare tempestivamente eventuali problematiche connesse alle attività, laddove rilevanti;

-         relazionare, con cadenza almeno annuale, in merito all’attuazione del Modello e le attività di verifica e controllo compiute e l’esito delle stesse.

L’OdV sarà tenuto a relazionare periodicamente, con cadenza almeno annuale, oltre che il Consiglio di Amministrazione, anche il Collegio dei Revisori dei conti in merito alle proprie attività.

Fondazione FS si è dotata di uno specifico protocollo per regolamentare i flussi informativi tra l’Organismo di Vigilanza e gli organi societari.

L’Organismo di Vigilanza potrà incontrarsi con i suddetti organi per riferire in merito al funzionamento del Modello o a situazioni specifiche. Gli incontri con gli organi sociali cui l’OdV riferisce devono essere verbalizzati. Copia di tali verbali sarà custodita rispettivamente dall’OdV e dagli organi sociali di volta in volta coinvolti.

Fermo restando quanto sopra, l’Organismo di Vigilanza potrà, inoltre, comunicare, valutando le singole circostanze:

i risultati dei propri accertamenti ai responsabili delle funzioni e/o dei processi qualora dalle attività scaturissero aspetti suscettibili di miglioramento. In tale fattispecie sarà necessario che l’OdV ottenga dai responsabili dei processi un piano delle azioni, con relativa tempistica, per l’implementazione delle attività suscettibili di miglioramento nonché il risultato di tale implementazione;

-  segnalare al Consiglio di Amministrazione comportamenti/azioni non in linea con il Modello al fine di:

a) acquisire dal Consiglio di Amministrazione tutti gli elementi per effettuare eventuali comunicazioni alle strutture preposte per la valutazione e l’applicazione delle sanzioni disciplinari;

b) dare indicazioni per la rimozione delle carenze onde evitare il ripetersi dell’accadimento.

L’Organismo, infine, ha l’obbligo di informare immediatamente il Collegio dei Revisori dei conti ed i Soci qualora la violazione riguardi i componenti del Consiglio di Amministrazione.

5.  SISTEMA SANZIONATORIO

 

5.1 Principi generali

A fine di garantire l’effettività del Modello viene previsto un sistema sanzionatorio specifico ai sensi del D.Lgs. 231/01 che opera in caso di violazione delle previsioni del Modello stesso, del Codice Etico di Gruppo e delle relative procedure.

Ai sensi dell’articolo 2106 codice civile e D.Lgs. n. 276/2003, con riferimento ai rapporti di lavoro subordinato, il sistema sanzionatorio integra, per quanto non espressamente previsto e limitatamente alle fattispecie ivi contemplate, il Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro applicabile sia con riferimento al personale assunto sia a quello distaccato da società del Gruppo FS. Trattasi in particolare del CCNL degli addetti ad aziende di trasporti, per l’organico con qualifica non dirigenziale, e del CCNL per i dirigenti di aziende di trasporti, per l’organico con qualifica dirigenziale.

La violazione delle regole di comportamento e delle misure previste dal Modello, dal Codice Etico di Gruppo e dalle relative procedure, da parte dei lavoratori subordinati di Fondazione FS e/o dai dirigenti della stessa, costituisce un inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro, ai sensi dell’articolo 2104 codice civile e dell’articolo 2106 codice civile.

Più precisamente, la mancata osservanza delle norme e delle disposizioni contenute nel Modello, nel Codice Etico di Gruppo e nelle relative procedure lede, di per sé sola, il rapporto di fiducia in essere con Fondazione FS e comporta azioni di carattere sanzionatorio e disciplinare. Ciò anche nel rispetto dei principi di tempestività ed immediatezza della contestazione (anche di natura disciplinare) e della irrogazione delle sanzioni, in ottemperanza alle norme di legge vigenti in materia.

Inoltre, nell’eventualità in cui qualsiasi soggetto con cui la Fondazione venga contrattualmente in contatto (indipendentemente dalla natura formale o meno del rapporto) violi le norme e le disposizioni previste dal Modello, dal Codice Etico di Gruppo e dalle relative procedure, troveranno applicazione le sanzioni di natura contrattuale previste dal sistema sanzionatorio, i cui principi generali devono ritenersi ad ogni effetto di legge e contratto parte integrante degli accordi contrattuali in essere con i soggetti interessati.

L’applicazione delle sanzioni descritte nel sistema sanzionatorio prescinde dall’esito di un eventuale procedimento penale, in quanto le regole di condotta imposte dal Modello, dal Codice Etico di Gruppo e dalle relative procedure sono assunte da Fondazione FS in piena autonomia e indipendentemente dalla tipologia di illeciti di cui al D.Lgs. 231/01.

Ai fini della valutazione dell’efficacia e dell’idoneità del Modello a prevenire i reati indicati dal D.Lgs. 231/01, il Modello individua le sanzioni e i comportamenti che possono essere considerate quali violazioni.

Le sanzioni sono oggetto di graduazione, in relazione al differente grado di pericolosità che i comportamenti possono presentare rispetto alla commissione dei reati.

5.2 Definizione di “violazione” ai fini dell’operatività del presente Sistema Sanzionatorio

A titolo meramente generale ed esemplificativo, costituisce “violazione” del Modello, del Codice Etico e delle relative procedure:

-  mancato rispetto del Modello, qualora si tratti di violazioni finalizzate alla commissione di uno dei reati previsti dal Decreto o comunque sussista il pericolo che sia contestata la responsabilità della Fondazione FS ai sensi del Decreto;

-  mancato rispetto del Modello, qualora si tratti di violazioni connesse, in qualsiasi modo, alle aree a rischio reato e strumentali o alle attività sensibili indicate nelle Parti Speciali del Modello;

-  mancata attività di documentazione, conservazione e controllo degli atti previsti dai protocolli (procedure) in modo da impedire la trasparenza e verificabilità degli stessi;

-  omessa vigilanza dei superiori gerarchici sul comportamento dei propri sottoposti al fine di verificare la corretta ed effettiva applicazione delle disposizioni del Modello;

-  mancata partecipazione all'attività di formazione relativa al contenuto del Modello e, più in generale, del Decreto da parte dei Destinatari interni;

-  violazioni e/o elusioni del sistema di controllo, poste in essere mediante la sottrazione, la distruzione o l'alterazione della documentazione prevista dai protocolli (procedure), ovvero impedendo il controllo o l'accesso alle informazioni ed alla documentazione ai soggetti preposti, incluso l'OdV;

-  qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o comunque penalizzazione, anche indiretta, nei confronti dei soggetti che effettuano segnalazioni di violazioni - o presunte violazioni - del Modello;

-  la messa in atto, nonché l’omissione di azioni e comportamenti che comportino una privazione o riduzione di tutela del segnalante;

-  violazione degli obblighi informativi nei confronti dell’OdV (descritti nel paragrafo 4.8), inclusa la mancata segnalazione di violazioni - o presunte violazioni - del Modello;

-  la trasmissione, effettuata con dolo o colpa grave, di segnalazioni che si rilevino infondate.

5.3 Criteri per l’irrogazione delle sanzioni

Il tipo e l’entità delle sanzioni specifiche saranno applicate in proporzione alla gravità della violazione e, comunque, in base ai seguenti criteri generali:

-  elemento soggettivo della condotta (dolo, colpa);

-  commissione di altra violazione precedente nei precedenti due anni (recidiva);

-  rilevanza degli obblighi violati;

-  potenzialità del danno derivante a Fondazione FS e dell’eventuale applicazione delle sanzioni previste dal Decreto;

-  livello di responsabilità gerarchica o connessa al rispetto di leggi, regolamenti, ordini o discipline associate alla posizione di lavoro occupata dal soggetto interessato;

-  presenza di circostanze aggravanti o attenuanti, con particolare riguardo alle prestazioni lavorative svolte dal soggetto destinatario del Modello e ad eventuali precedenti disciplinari;

-  eventuale condivisione di responsabilità con altri dipendenti o terzi in genere che abbiano concorso nel determinare la violazione;

-  eventuale comportamento collaborativo successivo alla contestazione della violazione.

Qualora con un solo atto siano state commesse più infrazioni, punite con sanzioni diverse, si applicherà unicamente la sanzione più grave.

In ogni caso, le sanzioni disciplinari, ai lavoratori subordinati dovranno essere irrogate nel rispetto dell’articolo 7 della L. 300/70 (d’ora innanzi, per brevità, “Statuto dei lavoratori”) e di tutte le altre disposizioni legislative e contrattuali esistenti in materia.

5.4 Sanzioni per i lavoratori dipendenti

I comportamenti tenuti dai lavoratori dipendenti anche distaccati in violazione delle norme contenute nel Modello, nel Codice Etico di Gruppo e nelle procedure sono definiti come illeciti disciplinari.

L’articolo 2104 codice civile, individuando il dovere di diligenza e di “obbedienza” a carico del dipendente, impone che il prestatore di lavoro osservi nello svolgimento del proprio lavoro sia le disposizioni di natura legale, sia quelle di natura contrattuale, impartite dal datore di lavoro, nonché dai collaboratori di quest’ultimo da cui dipende gerarchicamente.

La violazione da parte del personale dipendente del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle procedure può dar luogo, secondo la gravità della violazione stessa, ai seguenti provvedimenti, che vengono stabiliti in applicazione dei principi di proporzionalità, nonché dei criteri di correlazione tra infrazione - sanzione e, comunque, nel rispetto della forma e delle modalità previste dalla normativa vigente.

La violazione da parte del personale dipendente del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle procedure può dar luogo, secondo la gravità della violazione stessa, ai vari tipi di provvedimenti contemplati dalla Legge e/o dai CCNL sopra indicati.

5.4.1 Personale dipendente in posizione non dirigenziale

Fondazione FS applica, come già sopra evidenziato, ai propri dipendenti, direttamente assunti o in distaccamento dalle società del Gruppo FS, in posizione non dirigenziale, il CCNL applicabile.

Ai fini del presente sistema sanzionatorio, i provvedimenti disciplinari irrogabili nei riguardi dei lavoratori dipendenti di Fondazione FS ai sensi del CCNL applicabile possono consistere in:

- richiamo verbale per le mancanze lievi;

- ammonizione scritta nei casi di mancanze di minor rilievo;

- multa non superiore a tre ore di retribuzione oraria calcolata sul minimo tabellare;

-  sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino ad un massimo di 3 giorni;

-  licenziamento disciplinare con o senza preavviso, in relazione alla gravità del fatto compiuto.

Le suddette sanzioni saranno irrogate dalla Funzione Personale & Organizzazione e comunicate all’Organismi di Vigilanza.

5.4.2 Personale dipendente in posizione dirigenziale

Nel rispetto di quanto previsto dal CCNL Dirigenti, al personale anche distaccato in posizione dirigenziale sono applicabili le sanzioni disciplinari previste per violazioni del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle relative procedure nei contratti di lavoro individuali dei singoli soggetti interessati e nei relativi accordi integrativi.

In ragione del maggior grado di diligenza e di professionalità richiesto dalla posizione ricoperta, il personale con la qualifica di dirigente può essere sanzionato con un provvedimento più grave rispetto ad un dipendente con altra qualifica, a fronte della commissione della medesima violazione.

Nel valutare la gravità della violazione compiuta dal personale con la qualifica di dirigente, Fondazione FS tiene conto dei poteri conferiti, delle competenze tecniche e professionali del soggetto interessato, con riferimento all’area operativa in cui si è verificata la violazione, nonché dell’eventuale coinvolgimento nella violazione, anche solo sotto il profilo della mera conoscenza dei fatti addebitati, di personale con qualifica inferiore.

Se la violazione del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle procedure determina la sopravvenuta carenza del rapporto di fiducia tra la Fondazione e il Dirigente, la sanzione è individuata nel licenziamento per giusta causa.

5.5  Sanzioni per gli Amministratori

Il mancato rispetto delle previsioni indicate nel Modello, nel Codice Etico di Gruppo e nelle relative procedure da parte di uno o più Amministratori comporta l'applicazione di misure sanzionatorie nel rispetto dei principi di proporzionalità ed effettività, e tenuto conto della natura fiduciaria del rapporto.

Nel caso di violazione del Modello da parte di uno o più degli Amministratori di Fondazione FS, l’Organismo di Vigilanza informerà senza indugio il Consiglio di Amministrazione della Fondazione, il Collegio dei Revisori dei Conti ed i Soci per le opportune valutazioni e provvedimenti.

Il Consiglio di Amministrazione ed i Soci, nei limiti delle rispettive competenze previste dalla legge e/o dallo Statuto, assumeranno le iniziative più opportune e adeguate ad accertare e sanzionare la presunta violazione, tenuto conto della gravità della stessa. In particolare potranno assumere una delle seguenti iniziative:

-         dichiarazioni nei verbali delle adunanze;

-         diffida formale;

-         sospensione della carica;

-         revoca del mandato;

-         eventuale esercizio di azioni giudiziarie volte al riconoscimento della responsabilità dell’Amministratore nei confronti della Fondazione e al ristoro degli eventuali danni subiti e subendi.

Nel valutare l’entità della violazione si terrà conto dell’idoneità del comportamento, posto in violazione delle prescrizioni del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle procedure, a determinare la concreta applicazione a carico di Fondazione FS delle sanzioni previste dal D.Lgs. 231/01.

5.6  Sanzioni per il Collegio dei Revisori dei conti

Nel caso di violazione del Modello da parte di uno o più membri del Collegio dei Revisori dei conti, poiché, attualmente, i membri del Collegio dei Revisori coincidono con quelli dell’Organismo di Vigilanza il Presidente del Consiglio di Amministrazione informa il Consiglio di Amministrazione e, nel caso, verranno convocati i Soci, affinché siano adottati gli opportuni provvedimenti, in compatibilità alle previsioni di legge e dello statuto.

5.7  Terzi: collaboratori, agenti e consulenti esterni

Nel caso di violazione del Modello e del Codice Etico di Gruppo da parte di collaboratori, agenti, fornitori o consulenti esterni, o, più in generale, di Terzi, la Fondazione, a seconda della gravità della violazione: (i) richiamerà gli interessati al rigoroso rispetto delle disposizioni ivi previste; o (ii) avrà titolo, in funzione delle diverse tipologie contrattuali, di recedere dal rapporto in essere per giusta causa ovvero di risolvere il contratto per inadempimento dei soggetti poc’anzi indicati.

A tal fine, Fondazione FS ha previsto l’inserimento di apposite clausole nei contratti dei medesimi che prevedano: (a) l’informativa ai Terzi dell’adozione del Modello e del Codice Etico di Gruppo da parte di Fondazione FS, di cui gli stessi dichiarano di aver preso visione, impegnandosi a rispettarne i contenuti e a non porre in essere comportamenti che possano determinare una violazione della legge, del Modello o la commissione di alcuno dei Reati Presupposto; (b) il diritto per la Fondazione di recedere dal rapporto o risolvere il contratto in caso di inottemperanza a tali obblighi, nonché il diritto di esercitare azioni giudiziarie volte al riconoscimento della responsabilità del Terzo nei confronti della Fondazione e del ristoro degli eventuali danni subiti e subendi.

5.8 Il procedimento di irrogazione delle sanzioni

Le sanzioni descritte nei precedenti paragrafi saranno irrogate secondo il procedimento di seguito descritto e articolato, in relazione a ciascuna categoria di soggetti Destinatari, nelle due fasi di (i) contestazione della violazione all’interessato e (ii) determinazione e successiva irrogazione della sanzione.

Tale procedimento origina a seguito della ricezione, da parte degli organi di volta in volta coinvolti e di seguito indicati, della comunicazione con cui l’OdV segnala l’avvenuta violazione del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle procedure.

In particolare, in tutti i casi in cui l’OdV riceva una segnalazione ovvero acquisisca, nel corso della propria attività di vigilanza e controllo, gli elementi idonei a configurare il pericolo di una violazione del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle procedure, ha l’obbligo di espletare gli accertamenti e le verifiche rientranti nell’ambito della propria attività e ritenuti necessari.

Terminata l’attività di verifica e di controllo, l’OdV valuta, sulla base degli elementi raccolti, se si è effettivamente verificata una violazione sanzionabile del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle procedure. In caso positivo, viene attivato l’iter descritto nei paragrafi precedenti; in caso negativo, trasmette la segnalazione alla Funzione Personale & Organizzazione, affinché questa possa valutare l’eventuale rilevanza della condotta rispetto alle altre leggi o regolamenti applicabili.

5.8.1 Nei confronti del personale dipendente in posizione non dirigenziale

Qualora sia rilevata la violazione del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle relative procedure da parte di un soggetto qualificabile come Dipendente, la procedura di accertamento della violazione è espletata nel rispetto delle prescrizioni previste dall’art. 7 dello Statuto dei lavoratori, nonché del CCNL applicabile.

In particolare, l’OdV trasmette al Direttore della Fondazione ed alla Funzione Personale & Organizzazione una relazione contenente:

1) gli estremi del soggetto responsabile della violazione;

2) la descrizione della condotta (attiva od omissiva) posta in essere e rilevata;

3) l’indicazione delle previsioni del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle procedure violate con tale condotta;

4) gli eventuali documenti e/o altri elementi comprovanti la violazione;

5) la proposta in relazione alla sanzione che si ritiene opportuno irrogare rispetto al caso di specie.

Entro dieci giorni dall’acquisizione della relazione dell’OdV, il Direttore della Fondazione, con il supporto della Funzione Personale & Organizzazione, contesta al soggetto interessato la violazione, a mezzo di comunicazione scritta. Quest’ultima deve indicare, in maniera puntuale, quale sia la condotta contestata e le relative previsioni del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle procedure violate, l’avviso della facoltà di formulare eventuali deduzioni e/o giustificazioni scritte entro otto giorni dalla ricezione della comunicazione, nonché di richiedere l’intervento del rappresentante dell’associazione sindacale cui il soggetto interessato aderisce o conferisce mandato.

A seguito delle eventuali controdeduzioni del soggetto interessato, il Direttore della Fondazione, con il supporto della Funzione Personale & Organizzazione, si pronuncia in ordine alla determinazione ed alla applicazione della sanzione.

I provvedimenti disciplinari non possono essere comminati prima che siano decorsi otto giorni dalla ricezione della contestazione da parte del soggetto interessato, e devono essere notificati a quest’ultimo, a cura della Funzione Personale & Organizzazione, non oltre otto giorni dalla scadenza del termine assegnato per la formulazione delle deduzioni e/o delle giustificazioni scritte.

La Funzione Personale & Organizzazione cura, altresì, l’effettiva applicazione della sanzione nel rispetto delle norme di legge e di regolamento, nonché delle previsioni di cui al CCNL ed ai regolamenti, laddove applicabili.

L’OdV, dal canto proprio, verifica l’applicazione del provvedimento di irrogazione della sanzione, che gli è comunicato di volta in volta dalla Fondazione.

5.8.2 Nei confronti del personale dipendente in posizione dirigenziale

Qualora sia riscontrata la violazione del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle relative procedure da parte di un dirigente, l’OdV trasmette al Direttore della Fondazione (o il Presidente del Consiglio di Amministrazione qualora la violazione sia stata commessa dal Direttore) e alla Funzione Personale & Organizzazione una relazione contenente:

1)  gli estremi del soggetto responsabile della violazione;

2) la descrizione della condotta (attiva od omissiva) posta in essere e rilevata;

3) l’indicazione delle previsioni del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle relative procedure violate con tale condotta;

4) gli eventuali documenti e/o altri elementi comprovanti la violazione;

5) la proposta in relazione alla sanzione che si ritiene opportuno irrogare rispetto al caso di specie.

Entro dieci giorni dall’acquisizione della relazione dell’OdV, il Direttore della Fondazione (o il Presidente del Consiglio di Amministrazione qualora la violazione sia stata commessa dal Direttore), tramite la Funzione Personale & Organizzazione, che a sua volta si avvale del supporto delle strutture competenti di Ferrovie dello stato S.p.a. sulla base del contratto di service in essere, contesta al soggetto interessato la violazione segnalata dall’OdV, a mezzo di comunicazione scritta. Quest’ultima deve indicare, in maniera puntuale, quale sia la condotta contestata e le relative previsioni del Modello violate, l’avviso della facoltà di formulare eventuali deduzioni e/o giustificazioni scritte entro otto giorni dalla ricezione della comunicazione.

A seguire, il Direttore della Fondazione (o il Presidente del Consiglio di Amministrazione qualora la violazione sia stata commessa dal Direttore) valuterà, di concerto con la Funzione Personale & Organizzazione, la posizione dell’interessato, nonché l’implementazione del relativo procedimento sanzionatorio.

Se il soggetto per cui è stata attivata la procedura di contestazione ricopre un ruolo apicale con attribuzione di deleghe da parte del Consiglio di Amministrazione, e nel caso in cui l’attività di indagine ne comprovi il coinvolgimento ai sensi del Decreto è previsto che:

-  il Consiglio di Amministrazione possa decidere nel merito della revoca delle deleghe attribuite in base alla natura dell’incarico;

-  il Direttore della Fondazione (o il Presidente del Consiglio di Amministrazione qualora la violazione sia stata commessa dal Direttore) possa attivarsi per la definizione della posizione del soggetto ed implementare il relativo procedimento sanzionatorio.

I provvedimenti disciplinari non possono essere comminati prima che siano decorsi otto giorni dalla ricezione della contestazione da parte del soggetto interessato, e devono essere notificati a quest’ultimo, a cura della Funzione Personale & Organizzazione, non oltre otto giorni dalla scadenza del termine assegnato per la formulazione delle deduzioni e/o delle giustificazioni scritte.

Nell’ambito dell’iter sopra descritto, è previsto che il Consiglio di Amministrazione di Fondazione FS sia informato in tutti i casi suddetti in merito agli esiti delle verifiche interne ed al profilo sanzionatorio applicato.

La Funzione Personale & Organizzazione cura, altresì, l’effettiva applicazione della sanzione nel rispetto delle norme di legge e di regolamento, nonché delle previsioni di cui al CCNL ed ai regolamenti dell’Ente, laddove applicabili.

L’OdV, dal canto proprio, verifica l’applicazione del provvedimento di irrogazione della sanzione, che gli è comunicato di volta in volta dalla Fondazione.

5.8.3 Nei confronti degli Amministratori

Qualora sia riscontrata la violazione del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle relative procedure da parte di un Amministratore di Fondazione FS, l’OdV trasmette al Consiglio di Amministrazione, al Collegio dei Revisori dei conti ed ai Soci una relazione contenente:

1) gli estremi del soggetto responsabile della violazione;

2) la descrizione della condotta (attiva od omissiva) posta in essere e rilevata;

3) l’indicazione delle previsioni del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle relative procedure violate con tale condotta;

4) gli eventuali documenti e/o altri elementi comprovanti la violazione;

5) la proposta in relazione alla sanzione che si ritiene opportuno irrogare rispetto al caso di specie.

A seguito dell’acquisizione della relazione dell’OdV, il Presidente del Consiglio di Amministrazione convoca entro e non oltre trenta giorni dalla ricezione della relazione stessa una riunione del Consiglio per l’audizione dell’Amministratore interessato.

Tale convocazione è effettuata per iscritto e deve (i) precisare la condotta contestata e le previsioni del Modello, del Codice Etico di Gruppo e delle relative procedure violate con tale condotta; violate e (ii) indicare la data dell’adunanza, con l’avviso all’interessato della facoltà di formulare eventuali rilievi e/o deduzioni, sia scritte sia verbali.

La convocazione deve essere sottoscritta dal Presidente o da almeno un altro membro del Consiglio di Amministrazione.

In occasione dell’adunanza del Consiglio di Amministrazione, a cui è invitato a partecipare anche l’OdV ed i Soci, vengono disposti l’audizione dell’interessato, l’acquisizione delle eventuali deduzioni da quest’ultimo formulate e l’espletamento degli eventuali ulteriori accertamenti ritenuti opportuni.

Il Consiglio di Amministrazione, tenuto conto degli elementi acquisiti, determina la sanzione ritenuta applicabile, motivando l’eventuale dissenso rispetto alla proposta formulata dall’OdV.

Qualora la sanzione ritenuta applicabile consista nella revoca dell’incarico, il Consiglio di Amministrazione provvede senza indugio a convocare i Soci per le relative deliberazioni.

La delibera del Consiglio di Amministrazione e/o quella dei Soci è comunicata per iscritto, a cura del Consiglio di Amministrazione, all’interessato nonché all’OdV, al fine di effettuare le opportune verifiche.

5.8.4 Nei confronti dei Revisori dei conti

Nel caso di violazione del Modello da parte di uno o più membri del Collegio dei Revisori dei conti, l’Organismo di Vigilanza informa il Consiglio di Amministrazione e lo stesso Collegio dei Revisori dei conti e, nel caso, verranno convocati i Soci, affinché siano adottati gli opportuni provvedimenti, in compatibilità alle previsioni di legge e dello statuto.

Si applica, per quanto compatibile, la procedura di irrogazione delle sanzioni prevista nel precedente paragrafo 5.8.3.

5.8.5 Nei confronti di Terzi

Qualora riscontri la violazione del Modello e/o del Codice Etico di Gruppo da parte di collaboratori, agenti, fornitori o consulenti esterni o, più in generale, da parte di Terzi, l’OdV trasmette al Presidente del Consiglio di Amministrazione, al Collegio dei Revisori dei conti ed al soggetto delegato all’interno della Fondazione alla gestione del rapporto contrattuale in questione, una relazione contenente:

1)   gli estremi del soggetto responsabile della violazione;

2)  la descrizione della condotta (attiva od omissiva) posta in essere e rilevata;

3)  l’indicazione delle previsioni del Modello e del Codice Etico di Gruppo violate con tale condotta;

4)  gli eventuali documenti e/o altri elementi comprovanti la violazione;

5)  la proposta in relazione alla sanzione che si ritiene opportuno irrogare rispetto al caso di specie.

Entro dieci giorni dall’acquisizione della relazione dell’OdV, la Fondazione, per il tramite della funzione interessata, si pronuncia in ordine alla determinazione ed alla concreta applicazione della misura.

La Fondazione invia, quindi, al soggetto interessato una comunicazione scritta, contenente l’indicazione della condotta contestata e delle previsioni del Modello e/o del Codice Etico di Gruppo oggetto di violazione, azionando il rimedio contrattualmente previsto applicabile al caso di specie.

L’OdV, cui è inviata per conoscenza la comunicazione, verifica l’applicazione del rimedio contrattuale applicato.

5.9  Comunicazione del Sistema Disciplinare e Sanzionatorio

Fondazione FS garantisce la pubblicità del sistema Disciplinare e Sanzionatorio mediante affissione a luoghi accessibili a tutti ed attraverso altri sistemi (pubblicazione sulla intranet, diffusione con apposita circolare o comunicato, presentazione in corsi informativi ecc.).